Hạch toán séc quá hạn
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Hạch toán séc quá hạn
Séc quá hạn (Stale cheque) là séc đã hết thời hạn hiệu lực và sẽ không được ngân hàng thanh toán nữa. Không xóa bút toán gốc. Tùy trạng thái chứng từ, hãy hủy hoặc ghi bút toán đảo, rồi phát hành séc thay thế nếu cần.
Trước khi bắt đầu
Kiểm tra lại:
- công ty và loại tiền;
- tài khoản phải thu hoặc phải trả;
- tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt.
Chỉ dùng chứng từ gốc đã Gửi. Giữ sẵn số tham chiếu ngân hàng hoặc giấy báo chuyển tiền.
Xử lý séc quá hạn
- Xác nhận với ngân hàng rằng séc đã quá hạn và chưa được thanh toán.
- Tìm phiếu thu/chi (Payment Entry) gốc và các bút toán sổ cái nó đã tạo.
- Hủy phiếu đó nếu ERPNext cho phép và quy định kiểm soát nội bộ của bạn cho phép hủy.
- Nếu không nên hủy, ghi một bút toán tổng hợp (Journal Entry) đảo ngược, đã được duyệt và có tham chiếu rõ ràng.
- Tạo phiếu thu/chi mới cho séc thay thế. Chỉ đối chiếu khi séc mới đã được ngân hàng thanh toán.
Các trường quan trọng
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Số séc / Số tham chiếu (Cheque or Reference No) | Xác định tờ séc gốc. |
| Ngày tham chiếu (Reference Date) | Ngày phát hành séc. |
| Ngày ghi sổ (Posting Date) | Ngày hạch toán của bút toán gốc hoặc bút toán đảo. |
| Ghi chú (Remarks) | Lý do đảo và tham chiếu đến séc thay thế. |
| Ngày thanh toán bù trừ (Clearance Date) | Ngày ngân hàng xác nhận đã thanh toán, nếu có. |
Sau khi Gửi hoặc xử lý
ERPNext cập nhật các bút toán liên quan và, nếu có, số còn nợ hoặc số chưa phân bổ. Kiểm tra sổ cái, sổ công nợ của đối tượng và trạng thái chứng từ gốc trước khi coi việc xử lý đã xong. Chứng từ Nháp chưa ảnh hưởng đến sổ cái.
Xử lý sự cố
Séc quá hạn thuộc kỳ kế toán đã khóa
Không hủy hay ghi lùi ngày vào kỳ đã khóa khi chưa được duyệt. Ghi bút toán đảo hoặc phân loại lại vào kỳ hiện tại đang mở, theo quy trình kế toán trưởng đã duyệt.
Phát hành lại séc sẽ thanh toán hóa đơn hai lần
Trước hết, đảo hoặc gỡ ảnh hưởng thanh toán của séc quá hạn. Kiểm tra công nợ nhà cung cấp đã hiện lại số còn nợ. Sau đó mới phát hành séc thay thế.
Séc bị ngân hàng từ chối, không chỉ quá hạn
Ghi nhận đúng sự việc và lưu chứng từ chứng minh. Séc bị từ chối có thể kèm phí ngân hàng và phải khôi phục ngay số còn nợ của hóa đơn. Séc quá hạn thì chỉ là séc đã hết hạn mà chưa được thanh toán.
Câu hỏi thường gặp
Thời hạn hiệu lực tùy ngân hàng và quy định pháp luật nơi bạn hoạt động. Hãy hỏi ngân hàng, đừng mặc định một số tháng cố định áp dụng ở mọi nơi.
Không. Giữ lại dấu vết kiểm toán. Dùng cách hủy, ghi đảo hoặc điều chỉnh trong kỳ hiện tại, tùy trạng thái chứng từ và việc khóa kỳ kế toán.
Không nên. Dùng số thật của séc mới và liên kết nó với bút toán đảo hoặc phần giải thích về séc quá hạn. Dùng lại số cũ làm khó truy vết.
Không. Hóa đơn chỉ hiện lại số còn nợ khi ảnh hưởng kế toán của khoản thanh toán gốc đã được đảo hoặc hủy phân bổ đúng cách. Sau đó hãy kiểm tra báo cáo công nợ phải trả.