Ghi nhận séc ghi ngày sau
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Ghi nhận séc ghi ngày sau
Séc ghi ngày sau (post-dated cheque) là séc được nhận hoặc phát hành trước ngày được phép nộp vào ngân hàng. Ghi séc kèm ngày tham chiếu. Nếu chính sách kế toán chỉ cho ghi nhận thanh toán sau khi ngân hàng thanh toán séc, hãy dùng một tài khoản trung gian (clearing account).
Trước khi bắt đầu
Kiểm tra lại:
- công ty và loại tiền;
- tài khoản phải thu hoặc phải trả;
- tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt.
Chỉ dùng chứng từ gốc đã Gửi. Giữ sẵn số tham chiếu ngân hàng hoặc giấy báo chuyển tiền.
Ghi nhận séc ghi ngày sau
- Tạo phiếu thu/chi (Payment Entry) với số séc và ngày tham chiếu là ngày tương lai ghi trên séc.
- Dùng tài khoản séc ghi ngày sau hoặc tài khoản trung gian đã thiết lập, nếu cần.
- Chỉ Gửi phiếu theo đúng quy trình phê duyệt và chính sách kế toán.
- Khi ngân hàng đã thanh toán séc, chuyển hoặc đối chiếu số tiền sang tài khoản ngân hàng.
- Nếu séc bị trả lại hoặc quá hạn, đảo bút toán theo quy trình đã duyệt.
Các trường quan trọng
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Số tham chiếu (Reference No) | Số séc. |
| Ngày tham chiếu (Reference Date) | Ngày ghi trên séc. |
| Ngày ghi sổ (Posting Date) | Ngày hạch toán của phiếu. |
| Tài khoản chi (Paid From) / Tài khoản nhận (Paid To) | Tài khoản của đối tượng và tài khoản trung gian hoặc ngân hàng. |
| Ngày thanh toán bù trừ (Clearance Date) | Ngày ngân hàng thực sự thanh toán, dùng khi đối chiếu. |
Sau khi Gửi hoặc xử lý
ERPNext cập nhật các bút toán liên quan và, nếu có, số còn nợ hoặc số chưa phân bổ. Kiểm tra sổ cái, sổ công nợ của đối tượng và trạng thái chứng từ gốc trước khi coi việc xử lý đã xong. Chứng từ Nháp chưa ảnh hưởng đến sổ cái.
Xử lý sự cố
Séc lên sổ cái sớm hơn dự kiến
Ngày ghi sổ quyết định ngày trên sổ cái. Ngày tham chiếu chỉ ghi lại ngày trên séc, không dời ngày hạch toán. Khi thời điểm ghi nhận và thời điểm ngân hàng thanh toán khác nhau, làm theo quy trình dùng tài khoản trung gian.
Séc không hiện trong đối chiếu ngân hàng
Kiểm tra phiếu đã Gửi có dùng đúng tài khoản ngân hàng đang chọn không, và chưa có Ngày thanh toán bù trừ. Kiểm tra khoảng ngày đối chiếu và trạng thái thanh toán của ngân hàng.
Séc ghi ngày sau bị ngân hàng từ chối
Đảo hoặc hủy phiếu theo quy trình đã duyệt để hóa đơn hiện lại số còn nợ. Ghi phí ngân hàng riêng nếu có. Lưu lại số séc và chứng từ bị từ chối.
Câu hỏi thường gặp
- Ngày ghi sổ (Posting Date): quyết định kỳ kế toán của bút toán.
- Ngày tham chiếu (Reference Date): ngày ghi trên séc hoặc trên chứng từ ngân hàng.
- Ngày thanh toán bù trừ (Clearance Date): ngày ngân hàng thực sự thanh toán.
Chứng từ Nháp không ảnh hưởng đến sổ cái hay số còn nợ của hóa đơn. Chỉ làm vậy khi khớp với chính sách kế toán. Nếu không, dùng quy trình tài khoản trung gian: ghi nhận đã nhận séc nhưng chưa coi là tiền đã vào ngân hàng.
Không. Ngày thanh toán bù trừ chỉ phục vụ đối chiếu ngân hàng. Bút toán gốc vẫn nằm ở ngày ghi sổ ban đầu.
Dùng thống nhất số séc, ngày, tài khoản trung gian và báo cáo. Chỉ làm báo cáo tùy chỉnh (có kiểm soát) khi các màn hình chuẩn không đáp ứng nhu cầu vận hành.