Ghi tiền ứng trước vào tài khoản riêng
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Ghi tiền ứng trước vào tài khoản riêng
Một số doanh nghiệp giữ tiền ứng trước trên một tài khoản đối tượng riêng cho đến khi có hóa đơn. Hãy thiết lập tài khoản này cẩn thận để khoản ứng trước vẫn gắn với Khách hàng hoặc Nhà cung cấp và được phân loại lại khi phân bổ.
Trước khi bắt đầu
Kiểm tra lại:
- công ty và loại tiền;
- tài khoản phải thu hoặc phải trả;
- tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt.
Chỉ dùng chứng từ gốc đã Gửi. Giữ sẵn số tham chiếu ngân hàng hoặc giấy báo chuyển tiền.
Thiết lập và ghi tiền ứng trước
- Tạo tài khoản phải thu hoặc phải trả riêng, đặt đúng loại gốc (Root Type) và loại tài khoản (Account Type).
- Trên Công ty (Company), tab Kế toán (Accounts), tích Ghi tiền ứng trước vào tài khoản đối tượng riêng (Book Advance Payments in Separate Party Account) và chọn tài khoản ứng trước mặc định.
- Ghi khoản ứng trước theo đối tượng và vào tài khoản riêng này.
- Khi hóa đơn được ghi sổ, đối chiếu khoản ứng trước và kiểm tra các bút toán phân loại lại.
- Sau khi phân bổ, kiểm tra cả sổ công nợ của đối tượng và sổ cái.
Các trường quan trọng
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Loại đối tượng và Đối tượng (Party Type, Party) | Giữ khoản ứng trước gắn với một Khách hàng hoặc Nhà cung cấp. |
| Tài khoản chi (Paid From) / Tài khoản nhận (Paid To) | Tài khoản ứng trước riêng mà phiếu sử dụng. |
| Tham chiếu (Reference) | Đơn hàng hoặc cam kết thương mại khác. |
| Số chưa phân bổ (Unallocated Amount) | Phần ứng trước còn chờ hóa đơn. |
| Loại tiền của tài khoản (Account Currency) | Loại tiền dùng cho tài khoản ứng trước. |
Sau khi Gửi hoặc xử lý
ERPNext cập nhật các bút toán liên quan và, nếu có, số còn nợ hoặc số chưa phân bổ. Kiểm tra sổ cái, sổ công nợ của đối tượng và trạng thái chứng từ gốc trước khi coi việc xử lý đã xong. Chứng từ Nháp chưa ảnh hưởng đến sổ cái.
Xử lý sự cố
Hóa đơn không lấy được khoản ứng trước
Kiểm tra phiếu thu/chi và hóa đơn có cùng đối tượng, công ty, loại tiền và tài khoản ứng trước đã thiết lập. Tính năng tài khoản ứng trước riêng phải được bật trước khi ghi phiếu, và tài khoản ứng trước mặc định của đối tượng phải được thiết lập đúng.
Tiền ứng trước vẫn nằm trên tài khoản riêng sau khi phân bổ
Kiểm tra việc đối chiếu đã hoàn tất chưa và xem các bút toán sổ cái đã sinh ra. Bút toán tổng hợp thủ công ghi vào một tài khoản nợ phải trả hay tài sản không liên quan sẽ không tham gia luồng cấn trừ chuẩn.
Các khoản ứng trước cũ vẫn nằm trên tài khoản phải thu/phải trả thường
Đổi thiết lập không ghi lại các bút toán cũ. Áp dụng cấu hình mới cho giao dịch từ nay về sau, trừ khi kế toán duyệt một bút toán chuyển đổi có kiểm soát.
Câu hỏi thường gặp
Để tiền khách hàng ứng trước hiện là nợ phải trả, và tiền ứng trước cho nhà cung cấp hiện là tài sản, thay vì hiện thành số dư âm trên tài khoản phải thu hoặc phải trả. Dùng cách này khi nó khớp với chính sách kế toán của bạn.
Được, nhưng các bút toán đã có vẫn giữ tài khoản cũ. Hãy chạy thử báo cáo và đối chiếu trên site thử nghiệm trước khi đổi cách hạch toán trên hệ thống thật.
Được. Một khoản ứng trước có thể phân bổ từng phần cho các hóa đơn hợp lệ của cùng đối tượng và cùng tài khoản. Phần chưa dùng vẫn còn đó cho đến khi được phân bổ hoặc hoàn trả.
Không bắt buộc. Liên kết phiếu với đơn bán hàng hoặc đơn mua hàng giúp dễ truy vết hơn khi đã có cam kết mua bán.