Ghi sổ quỹ tiền mặt lặt vặt
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Ghi sổ quỹ tiền mặt lặt vặt
Quỹ tiền mặt lặt vặt (Petty Cash) nên có một tài khoản tiền mặt riêng và một người giữ quỹ chịu trách nhiệm. Ghi khoản bổ sung quỹ tách riêng với các khoản chi trả từ quỹ.
Trước khi bắt đầu
Kiểm tra lại:
- công ty và loại tiền;
- tài khoản phải thu hoặc phải trả (nếu dùng);
- tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt.
Chỉ dùng chứng từ gốc đã Gửi. Giữ sẵn số tham chiếu ngân hàng hoặc giấy báo chuyển tiền.
Ghi sổ quỹ tiền mặt lặt vặt
- Tạo một tài khoản Petty Cash riêng và giao người chịu trách nhiệm.
- Chuyển tiền từ ngân hàng hoặc quỹ tiền mặt chính vào tài khoản Petty Cash.
- Ghi từng khoản chi với ngày, tài khoản chi phí, số tiền, trung tâm chi phí (Cost Center) và chứng từ kèm theo.
- Đối chiếu tiền mặt thực tế cộng các chứng từ chi với số dư trên sổ.
- Chỉ ghi bút toán điều chỉnh đã duyệt khi chênh lệch đã được giải thích.
Các trường quan trọng
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Tài khoản quỹ tiền mặt lặt vặt (Petty Cash Account) | Tài khoản tài sản giữ số tiền quỹ. |
| Tài khoản chi phí (Expense Account) | Bản chất của khoản chi. |
| Trung tâm chi phí (Cost Center) | Nhóm, chi nhánh hoặc bộ phận chịu khoản chi. |
| Tham chiếu (Reference) | Số hóa đơn, biên lai hoặc số chứng từ. |
| Ghi chú (User Remark) | Mục đích chi và giải thích kèm theo. |
Sau khi Gửi hoặc xử lý
ERPNext cập nhật các bút toán liên quan và, nếu có, số còn nợ hoặc số chưa phân bổ. Kiểm tra sổ cái, sổ công nợ của đối tượng và trạng thái chứng từ gốc trước khi coi việc xử lý đã xong. Chứng từ Nháp chưa ảnh hưởng đến sổ cái.
Xử lý sự cố
Quỹ tiền mặt lặt vặt bị âm
Kiểm tra quỹ đã được bổ sung trước khi ghi các khoản chi chưa, và mọi bút toán có dùng đúng tài khoản Petty Cash không. Tìm các khoản chi bị ghi trùng hoặc ghi lùi ngày, đừng ép số dư cho khớp.
Khoản chi bị ghi thiếu trung tâm chi phí
Sửa chứng từ Nháp, hoặc Sửa đổi (Amend) chứng từ đã Gửi theo quy trình ERPNext hỗ trợ. Nếu cần báo cáo theo bộ phận, đặt các chiều phân tích kế toán là bắt buộc.
Tổng chứng từ chi không khớp số tiền đã xuất quỹ
Ghi đúng số chi thực tế và ghi rõ phần tiền trả lại hoặc phần còn tạm ứng. Đính kèm chứng từ, giải thích các chênh lệch nhỏ đã được duyệt theo quy định công ty.
Câu hỏi thường gặp
Dùng chứng từ thể hiện đúng quy trình kiểm soát và phân quyền. Phiếu thu/chi (Payment Entry) hợp với việc di chuyển tiền. Đề nghị thanh toán chi phí (Expense Claim) hoặc bút toán tổng hợp (Journal Entry) có thể hợp hơn cho việc hoàn ứng hoặc điều chỉnh.
Chuyển số tiền đã duyệt từ ngân hàng hoặc quỹ chính sang tài khoản Petty Cash và lưu lại chứng từ phê duyệt.
Giữ đủ chi tiết cho chứng từ, thuế, trung tâm chi phí và kiểm toán. Chỉ ghi gộp khi quy định công ty và pháp luật địa phương cho phép.
Khi tiền giao cho một nhân viên cụ thể chịu trách nhiệm, dùng Tạm ứng nhân viên (Employee Advance) và Đề nghị thanh toán chi phí (Expense Claim). Cách này quyết toán rõ ràng hơn so với ghi ngay vào chi phí.