Tài khoản ngân hàng
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Tài khoản ngân hàng
Tài khoản ngân hàng (Bank Account) đại diện cho một tài khoản ngân hàng hoặc tài khoản thẻ có thật, do công ty, khách hàng hoặc nhà cung cấp đứng tên. Với tài khoản của công ty, bản ghi này nối danh mục ngân hàng với một tài khoản kế toán loại Ngân hàng, dùng cho phiếu thu/chi, nhập sao kê và đối chiếu.
Trước khi bắt đầu
Tạo ngân hàng. Với tài khoản của công ty, tạo thêm một tài khoản kế toán dưới nhóm Bank Accounts trong hệ thống tài khoản: đặt Loại tài khoản (Account Type) là Ngân hàng (Bank), chọn đúng công ty và loại tiền.
Phân biệt ba bản ghi:
- Ngân hàng (Bank): tổ chức tài chính.
- Tài khoản ngân hàng (Bank Account): thông tin nhận diện và chủ sở hữu của tài khoản thật.
- Tài khoản kế toán (Account): tài khoản trên sổ cái, nơi ghi số dư của công ty.
Tạo tài khoản ngân hàng
- Vào Trang chủ > Kế toán > Ngân hàng > Tài khoản ngân hàng (Bank Account).
- Chọn Thêm tài khoản ngân hàng (Add Bank Account).
- Nhập Tên tài khoản (Account Name) dễ nhận ra, ví dụ
Operating AccounthoặcPayroll Account. - Chọn Ngân hàng (Bank).
- Tích Là tài khoản công ty (Is Company Account) nếu tài khoản thuộc một công ty của bạn.
- Với tài khoản công ty, chọn Công ty (Company) và tài khoản kế toán ở trường Tài khoản công ty (Company Account).
- Chỉ tích Là tài khoản mặc định (Is Default Account) nếu đây là tài khoản ngân hàng mặc định của công ty.
- Nhập số tài khoản, mã định tuyến hoặc mã chi nhánh, IBAN (nếu có) và các mã nhận diện khác không phải thông tin bí mật.
- Lưu.
Tạo tài khoản ngân hàng cho khách hàng hoặc nhà cung cấp
Bỏ trống Là tài khoản công ty, rồi chọn Loại đối tượng (Party Type) và Đối tượng (Party). Dùng cho chỉ dẫn thanh toán, hoàn tiền hoặc các quy trình khác cần thông tin ngân hàng của đối tác.
Tài khoản ngân hàng của đối tượng không trở thành tài khoản kế toán của công ty. Không chọn nó làm tài khoản ghi nhận dòng tiền của công ty.
Các trường quan trọng
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Tên tài khoản (Account Name) | Tên dễ đọc để nhận ra tài khoản thật. |
| Ngân hàng (Bank) | Ngân hàng nơi mở tài khoản. |
| Là tài khoản công ty (Is Company Account) | Hiện các trường công ty và tài khoản kế toán; đánh dấu tài khoản thuộc tổ chức của bạn. |
| Công ty (Company) | Công ty sở hữu tài khoản. Phải trùng với công ty của tài khoản kế toán được liên kết. |
| Tài khoản công ty (Company Account) | Tài khoản kế toán loại Ngân hàng dùng để ghi bút toán. |
| Là tài khoản mặc định (Is Default Account) | Dùng làm mặc định ở những quy trình lấy tài khoản mặc định của công ty. Chỉ nên có một tài khoản mặc định. |
| Là thẻ tín dụng (Is Credit Card) | Đánh dấu tài khoản thẻ tín dụng, ở những quy trình có hỗ trợ. |
| Loại đối tượng và Đối tượng (Party Type, Party) | Chủ tài khoản: khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên hoặc đối tượng khác. |
| IBAN | Mã tài khoản quốc tế, dùng ở các nước áp dụng IBAN. Để trống nếu nước đó không dùng IBAN. |
| Mã chi nhánh (Branch Code) | Mã định tuyến (routing), sort code, transit hoặc mã chi nhánh khác theo hệ thống ngân hàng của bạn. |
| Số tài khoản ngân hàng (Bank Account No) | Số tài khoản do ngân hàng cấp. Tránh để lộ trong ảnh chụp màn hình công khai hoặc tệp xuất dữ liệu phát tán rộng. |
| Mã tích hợp (Integration ID) | Mã nhận diện dùng cho tích hợp ngân hàng được hỗ trợ. |
| Vô hiệu hóa (Disabled) | Không cho chọn tài khoản cho giao dịch mới, nhưng vẫn giữ lịch sử. |
Nơi dùng tài khoản ngân hàng
Tài khoản ngân hàng của công ty được dùng trong:
- phiếu thu/chi và yêu cầu thanh toán;
- đồng bộ hoặc nhập sao kê;
- giao dịch ngân hàng;
- đối chiếu ngân hàng;
- bảo lãnh ngân hàng;
- các tích hợp và báo cáo ngân hàng khác.
Khai báo tài khoản mặc định theo công ty trên phương thức thanh toán, để các khoản thanh toán bằng tiền mặt, séc, thẻ và chuyển khoản ghi vào đúng tài khoản kế toán.
Bảo mật dữ liệu
- Hạn chế quyền xem số tài khoản đầy đủ và mã tích hợp.
- Ảnh chụp màn hình cho tài liệu và hỗ trợ nên dùng số giả hoặc che bớt.
- Không lưu mật khẩu ngân hàng trực tuyến trong số tài khoản, Mật khẩu PDF sao kê (Statement PDF Password), bình luận hoặc tệp đính kèm.
Chỉ dùng Mật khẩu PDF sao kê cho quy trình nhập sao kê mã hóa được hỗ trợ, và giới hạn người được xem hoặc sửa trường này.
Xử lý sự cố
Không chọn được tài khoản công ty
Kiểm tra tài khoản kế toán thuộc đúng công ty đã chọn, không phải tài khoản tổng hợp, đang hoạt động, đúng loại tiền và có Loại tài khoản: Ngân hàng.
Phiếu thu/chi ghi vào tài khoản khác
Kiểm tra tài khoản mặc định theo công ty trên phương thức thanh toán, tài khoản ngân hàng đang chọn, tài khoản ngân hàng mặc định của công ty, và tài khoản được điền thẳng trên giao dịch.
Giao dịch ngân hàng bị gán sai công ty
Xem lại chủ sở hữu của tài khoản ngân hàng và tài khoản kế toán được liên kết. Sửa danh mục trước khi nhập thêm dòng sao kê.
IBAN bị từ chối
Nhập IBAN hợp lệ chính thức, không tự thêm tiền tố quốc gia. Để trống trường này với tài khoản ở nước không dùng IBAN.
Tài khoản không còn dùng nữa
Vô hiệu hóa thay vì xóa. Các phiếu thu/chi, giao dịch ngân hàng và bản ghi đối chiếu cũ có thể vẫn tham chiếu đến tài khoản này.
Câu hỏi thường gặp
Không. Mỗi cặp tài khoản thật và tài khoản kế toán của công ty cần một bản ghi tài khoản ngân hàng riêng.
Được. Dùng chung một danh mục ngân hàng, nhưng mỗi công ty có tài khoản ngân hàng và tài khoản kế toán riêng.
Tùy hệ thống tài khoản và chính sách kế toán của bạn. Tích Là thẻ tín dụng trên tài khoản ngân hàng khi phù hợp, và thống nhất với bộ phận tài chính về cách hạch toán trên tài khoản kế toán được liên kết.