Bảo lãnh ngân hàng
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Bảo lãnh ngân hàng
Northstar Retail, khách hàng của Nova Industries, đặt một đơn hàng thiết bị điện tử lớn nhưng muốn được bảo vệ nếu Nova Industries không thực hiện đúng hợp đồng. Ngân hàng có thể đứng ra bảo lãnh nghĩa vụ của Nova Industries. Khách hàng yên tâm mà hai bên không phải chuyển tiền ngay cho nhau.
Bảo lãnh ngân hàng (Bank Guarantee) ghi lại cam kết của ngân hàng: người thụ hưởng, số tiền, thời hạn hiệu lực và giao dịch liên quan. ERPNext theo dõi được cả bảo lãnh nhận từ khách hàng lẫn bảo lãnh phát hành thay cho công ty bạn.
Dùng bản ghi này để theo dõi biện pháp bảo đảm hợp đồng và ngày hết hạn. Đây là hồ sơ nghiệp vụ, không tự tạo bút toán kế toán.
Trước khi bắt đầu
Chuẩn bị văn bản bảo lãnh và xác định:
- bảo lãnh là Nhận (Receiving) hay Cấp (Providing);
- đơn bán hàng, đơn mua hàng, dự án hoặc hợp đồng gốc;
- thông tin người thụ hưởng và bên đề nghị bảo lãnh;
- số tiền bảo lãnh, ngày bắt đầu, ngày hết hạn và điều kiện yêu cầu thực hiện bảo lãnh;
- ngân hàng phát hành và tài khoản ngân hàng;
- tiền ký quỹ, phí, tiền gửi có kỳ hạn và các bút toán liên quan.
Tạo ngân hàng và tài khoản ngân hàng trước. Thống nhất với bộ phận tài chính cách ghi tiền ký quỹ và phí bằng phiếu thu/chi hay bút toán tổng hợp.
Tạo bảo lãnh ngân hàng
- Vào Trang chủ > Kế toán > Ngân hàng > Bảo lãnh ngân hàng (Bank Guarantee).
- Chọn Thêm Bảo lãnh ngân hàng (Add Bank Guarantee).
- Chọn Loại bảo lãnh ngân hàng (Bank Guarantee Type):
- Nhận (Receiving): bên khác cấp bảo lãnh cho bạn hưởng.
- Cấp (Providing): ngân hàng của bạn phát hành bảo lãnh cho khách hàng, nhà cung cấp hoặc người thụ hưởng khác.
- Nhập số tiền, ngày bắt đầu, thời hạn hiệu lực và ngày kết thúc. Đối chiếu ngày hết hạn với văn bản đã phát hành.
- Chọn ngân hàng, tài khoản ngân hàng và tài khoản kế toán liên quan (nếu có).
- Nhập số bảo lãnh do ngân hàng cấp và tên người thụ hưởng, đúng như trên văn bản.
- Thêm chứng từ tham chiếu, khách hàng hoặc nhà cung cấp, và dự án nếu chúng xác định nghĩa vụ được bảo lãnh.
- Ghi tiền ký quỹ, phí, số tiền gửi có kỳ hạn, các điều khoản và điều kiện.
- Đính kèm văn bản bảo lãnh và lưu.
Các trường quan trọng
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Loại bảo lãnh ngân hàng (Bank Guarantee Type) | Phân biệt bảo lãnh nhận và bảo lãnh cấp. |
| Loại và tên chứng từ tham chiếu (Reference Document Type, Name) | Liên kết bảo lãnh với đơn bán hàng, đơn mua hàng hoặc chứng từ khác được hỗ trợ. |
| Khách hàng hoặc Nhà cung cấp (Customer, Supplier) | Đối tượng của chứng từ bán hàng hoặc mua hàng được tham chiếu. |
| Dự án (Project) | Dự án hoặc hợp đồng được bảo lãnh. |
| Số tiền (Amount) | Giá trị bảo lãnh tối đa. Ghi đúng loại tiền và số tiền trên văn bản. |
| Ngày bắt đầu (Start Date) | Ngày bảo lãnh có hiệu lực. |
| Hiệu lực (ngày) (Validity in Days) | Số ngày hiệu lực, dùng để tính hoặc kiểm tra ngày kết thúc. |
| Ngày kết thúc (End Date) | Ngày hết hạn. Theo dõi trước các mốc gia hạn, giải tỏa hoặc yêu cầu thực hiện bảo lãnh. |
| Ngân hàng và Tài khoản ngân hàng (Bank, Bank Account) | Ngân hàng và tài khoản phát hành hoặc theo dõi bảo lãnh. |
| Số bảo lãnh ngân hàng (Bank Guarantee Number) | Số tham chiếu duy nhất do ngân hàng cấp. |
| Tên người thụ hưởng (Name of Beneficiary) | Bên có quyền yêu cầu thực hiện bảo lãnh. |
| Tiền ký quỹ (Margin Money) | Tiền mặt hoặc tiền gửi bị phong tỏa làm bảo đảm. Ghi sổ riêng. |
| Phí phát sinh (Charges Incurred) | Phí ngân hàng để phát hành hoặc duy trì bảo lãnh. |
| Điều khoản và điều kiện (Clauses and Conditions) | Tóm tắt điều kiện yêu cầu thực hiện, hết hạn, gia hạn và giải tỏa. Văn bản đính kèm mới là căn cứ chính thức. |
Bảo lãnh nhận và bảo lãnh cấp
Nhận (Receiving): theo dõi đối tác có duy trì bảo lãnh suốt thời gian hợp đồng yêu cầu không. Lưu bản gốc hoặc bản sao đã xác minh, đặt nhắc việc trước ngày hết hạn.
Cấp (Providing): theo dõi mức rủi ro, tiền ký quỹ, phí, người thụ hưởng, hồ sơ giải tỏa và việc có cần gia hạn không. Bảo lãnh đã cấp có thể tạo ra nợ tiềm tàng, dù hệ thống không tự ghi khoản phải trả nào.
Hạch toán và kiểm soát
Bản ghi bảo lãnh ngân hàng không tự ghi Nợ tiền ký quỹ hay ghi phí vào chi phí. Hãy ghi các biến động này bằng chứng từ kế toán phù hợp:
- chuyển tiền bị phong tỏa sang tài khoản ký quỹ hoặc tiền gửi;
- ghi phí ngân hàng vào tài khoản chi phí và trung tâm chi phí đã duyệt;
- giải tỏa tiền ký quỹ khi ngân hàng xác nhận;
- chỉ ghi nhận yêu cầu thực hiện bảo lãnh qua quy trình pháp lý và kế toán đã duyệt.
Đối chiếu sổ theo dõi bảo lãnh với xác nhận của ngân hàng và sổ cái. Giới hạn quyền xem tệp đính kèm có thông tin tài khoản, chữ ký hoặc điều khoản hợp đồng mật.
Rà soát định kỳ
Rà soát bảo lãnh theo ngày hết hạn ít nhất mỗi tháng. Với từng bảo lãnh, quyết định:
- để hết hạn;
- xin văn bản giải tỏa chính thức;
- gia hạn;
- giảm số tiền;
- thay bằng công cụ bảo đảm khác;
- chuẩn bị cho, hoặc phản hồi, yêu cầu thực hiện bảo lãnh.
Dùng tính năng giao việc, bình luận hoặc quy trình phê duyệt để chỉ định người phụ trách. Ngày hết hạn không có người phụ trách hay nhắc việc thì rất dễ bị bỏ sót.
Xử lý sự cố
Không thấy trường Khách hàng hoặc Nhà cung cấp
Chọn loại chứng từ tham chiếu trước. Trường Khách hàng hiện với chứng từ bán hàng được hỗ trợ, trường Nhà cung cấp hiện với chứng từ mua hàng được hỗ trợ.
Ngày kết thúc không khớp văn bản bảo lãnh
Kiểm tra ngày bắt đầu, cách tính số ngày hiệu lực, có tính cả ngày đầu và ngày cuối không, và văn bản có ghi một ngày hết hạn cố định không. Lấy văn bản đã phát hành làm căn cứ.
Sổ cái không có tiền ký quỹ
Bảo lãnh ngân hàng không phải chứng từ kế toán. Tạo phiếu thu/chi hoặc bút toán tổng hợp phù hợp, rồi liên kết qua trường tham chiếu hoặc tệp đính kèm.
Bảo lãnh đã hết hạn trên hệ thống nhưng thực tế vẫn còn dùng
Lấy văn bản gia hạn từ ngân hàng, cập nhật các ngày theo dõi kèm chứng từ, và giữ lại văn bản cũ để phục vụ kiểm toán.
Câu hỏi thường gặp
Không. Ghi biến động tiền ký quỹ, tiền gửi và phí bằng các giao dịch kế toán.
Về hợp đồng thì có thể, nhưng trường tham chiếu trong ERPNext chỉ trỏ đến một chứng từ. Hãy mô tả phạm vi bảo lãnh rộng hơn trong phần điều kiện và tệp đính kèm, hoặc dùng một dự án làm tham chiếu chung.
Nên, trong giới hạn chính sách phân quyền và bảo mật của bạn. Các trường dữ liệu giúp theo dõi, còn văn bản đã phát hành chứa điều khoản pháp lý.