Chiết khấu hóa đơn
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Chiết khấu hóa đơn
Chiết khấu hóa đơn (Invoice Discounting) dùng các hóa đơn bán hàng chưa thu tiền làm tài sản bảo đảm để vay ngắn hạn từ ngân hàng hoặc công ty tài chính. ERPNext theo dõi các hóa đơn được tài trợ, thời hạn vay, phí ngân hàng, trạng thái và các tài khoản dùng khi khoản vay được phê duyệt, giải ngân và tất toán.
Chỉ dùng tính năng này khi bộ phận tài chính đã duyệt cách hạch toán. Khoản phải thu vẫn gắn với khách hàng, còn khoản vay tạo ra một nghĩa vụ riêng với bên cho vay.
Trước khi bắt đầu
Cần chuẩn bị:
- một hoặc nhiều hóa đơn bán hàng đã Gửi và còn số còn nợ;
- tài khoản ngân hàng của công ty và tài khoản kế toán ngân hàng tương ứng;
- tài khoản vay ngắn hạn và tài khoản phí ngân hàng;
- ba tài khoản phải thu cho quy trình này: tài khoản ghi Có, tài khoản đã chiết khấu và tài khoản chưa thanh toán;
- thỏa thuận về số tiền vay, thời hạn, phí, quyền truy đòi và cách tất toán.
Chạy thử toàn bộ vòng đời cùng bộ phận tài chính trước khi dùng cho khoản vay thật. Tên tài khoản trong ví dụ chỉ để minh họa, phải khớp với hệ thống tài khoản và chính sách của bạn.
Tạo chứng từ chiết khấu hóa đơn
- Vào Trang chủ > Kế toán > Ngân hàng > Chiết khấu hóa đơn (Invoice Discounting).
- Bấm Thêm Chiết khấu hóa đơn (Add Invoice Discounting).
- Chọn công ty và nhập Ngày hạch toán (Posting Date).
- Nhập Ngày bắt đầu vay (Loan Start Date) và Thời hạn vay (ngày) (Loan Period (Days)). Đối chiếu Ngày kết thúc vay (Loan End Date) do hệ thống tính với hợp đồng của bên cho vay.
- Bấm Lấy hóa đơn (Get Invoices) hoặc tự thêm các hóa đơn bán hàng đủ điều kiện vào bảng Hóa đơn (Invoices).
- Kiểm tra khách hàng, ngày, số còn nợ và tài khoản phải thu trên từng dòng.
- Khi cần xem chi tiết một dòng, bấm biểu tượng bút chì để mở đầy đủ dòng hóa đơn đó.
- Nhập Phí ngân hàng (Bank Charges) và kiểm tra Tổng số tiền (Total Amount).
- Chọn Tài khoản vay ngắn hạn (Short Term Loan Account).
- Chọn Tài khoản ngân hàng (Bank Account) nhận tiền giải ngân.
- Chọn Tài khoản phí ngân hàng (Bank Charges Account) và ba tài khoản phải thu.
- Kiểm tra lại hóa đơn và tài khoản đã chọn, rồi Lưu và Gửi.
Các trường quan trọng
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Ngày hạch toán (Posting Date) | Ngày hạch toán của thao tác trong quy trình. |
| Ngày bắt đầu vay (Loan Start Date) | Ngày bắt đầu khoản vay. |
| Thời hạn vay (Loan Period) | Thời hạn vay, tính bằng ngày. |
| Ngày kết thúc vay (Loan End Date) | Ngày đáo hạn hoặc ngày dự kiến tất toán. |
| Trạng thái (Status) | Nháp, Đã phê duyệt, Đã giải ngân, Đã tất toán hoặc Đã hủy. |
| Hóa đơn (Invoices) | Các hóa đơn bán hàng đem cầm cố hoặc chiết khấu. Mỗi hóa đơn phải còn số còn nợ hợp lệ. |
| Tổng số tiền (Total Amount) | Tổng số còn nợ của các hóa đơn đã chọn. |
| Phí ngân hàng (Bank Charges) | Phí bên cho vay khấu trừ hoặc thu. |
| Tài khoản vay ngắn hạn (Short Term Loan Account) | Tài khoản nợ phải trả theo dõi nghĩa vụ vay. |
| Tài khoản ngân hàng (Bank Account) | Tài khoản nhận tiền giải ngân. |
| Tài khoản phí ngân hàng (Bank Charges Account) | Tài khoản chi phí ghi nhận phí vay. |
| Tài khoản ghi Có phải thu (Accounts Receivable Credit Account) | Tài khoản kiểm soát dùng khi ghi Có khoản phải thu trong các bút toán vay. |
| Tài khoản phải thu đã chiết khấu (Accounts Receivable Discounted Account) | Theo dõi các khoản phải thu đã chuyển giao hoặc đã chiết khấu. |
| Tài khoản phải thu chưa thanh toán (Accounts Receivable Unpaid Account) | Theo dõi các hóa đơn đã được tài trợ nhưng khách vẫn chưa trả, theo vòng đời đã thiết lập. |
Trạng thái và vòng đời
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Nháp (Draft) | Đang chuẩn bị hồ sơ vay, chưa ghi các thao tác trong vòng đời. |
| Đã phê duyệt (Sanctioned) | Bên cho vay đã duyệt hạn mức hoặc các hóa đơn được chọn. |
| Đã giải ngân (Disbursed) | Đã nhận tiền, nghĩa vụ trả nợ vay bắt đầu. |
| Đã tất toán (Settled) | Đã thu tiền khách và tất toán với bên cho vay, kết thúc vòng đời. |
| Đã hủy (Cancelled) | Thỏa thuận đã bị hủy theo quy tắc hủy của ERPNext. |
Dùng các nút thao tác trên chứng từ để chuyển qua các giai đoạn phê duyệt, giải ngân và tất toán. Kiểm tra từng Bút toán tổng hợp và Phiếu thu/chi được tạo ra trước khi Gửi.
Khi khách hàng thanh toán
Ghi nhận tiền thu từ khách theo kênh thu đã thỏa thuận. Khách trả cho công ty bạn hay trả thẳng cho bên cho vay thì cách hạch toán và dòng tiền ngân hàng có thể khác nhau. Làm theo hợp đồng vay và quy trình ERPNext đã thiết lập.
Sau khi thu tiền:
- Cấn trừ khoản thu vào đúng hóa đơn bán hàng.
- Tất toán nợ vay và phí với bên cho vay.
- Cập nhật trạng thái chứng từ Chiết khấu hóa đơn.
- Kiểm tra số còn nợ của khách, số dư phải thu đã chiết khấu, số dư ngân hàng và số dư vay đều đúng.
- Đối chiếu với sao kê ngân hàng.
Chỉ dùng Đối chiếu thanh toán khi cần điều chỉnh phân bổ. Không dùng đối chiếu để che một bút toán sai.
Kiểm soát và báo cáo
Lưu bằng chứng về phê duyệt của bên cho vay, giải ngân, phí, hóa đơn cầm cố, tiền thu từ khách và tất toán. Đối chiếu:
- danh sách chứng từ Chiết khấu hóa đơn với số dư vay ngắn hạn;
- tài khoản phải thu đã chiết khấu và chưa thanh toán với từng hóa đơn;
- giải ngân và tất toán với giao dịch ngân hàng;
- phí với sao kê và hợp đồng của bên cho vay;
- ngày đáo hạn với các khoản vay chưa tất toán.
Không để một hóa đơn bán hàng được tài trợ hai lần, trừ khi sản phẩm vay và hợp đồng cho phép rõ ràng và phần số dư còn đủ điều kiện đã được xác định rõ.
Xử lý sự cố
Lấy hóa đơn không ra kết quả
Kiểm tra hóa đơn bán hàng đã Gửi, thuộc công ty đang chọn, còn số còn nợ và chưa bị phân bổ hết cho một chứng từ chiết khấu khác.
Không chọn được tài khoản
Kiểm tra công ty, loại gốc, tài khoản là tổng hợp hay chi tiết, và loại tiền của tài khoản. Dùng tài khoản chi tiết, không dùng tài khoản tổng hợp, và xác nhận mục đích tài khoản với bộ phận tài chính.
Số giải ngân khác tổng giá trị hóa đơn
Xem lại phí ngân hàng, khoản giữ lại, tỷ lệ cho vay trên giá trị hóa đơn và các khoản bên cho vay khấu trừ. Ghi từng chênh lệch vào đúng tài khoản, đừng ép số tiền ngân hàng bằng tổng giá trị hóa đơn.
Khách trả tiền sau ngày đáo hạn khoản vay
Làm theo hợp đồng vay về lãi, phạt hoặc quyền truy đòi. Ghi riêng các khoản phí phát sinh thêm và tất toán nợ vay còn lại bằng các chứng từ chuẩn của ERPNext.
Câu hỏi thường gặp
Không hẳn. Bản chất pháp lý và kế toán tùy vào hợp đồng, quyền truy đòi, quyền kiểm soát và chuẩn mực địa phương. Xác nhận cách hạch toán với bộ phận tài chính và kiểm toán viên.
Được, nếu các hóa đơn đủ điều kiện. Thêm từng dòng hóa đơn, kiểm tra số còn nợ và khách hàng.
Không. Chứng từ ở trạng thái Nháp chưa ghi nhận khoản tiền nào. Dùng đúng nút thao tác trong vòng đời và kiểm tra các bút toán được tạo khi giải ngân.