Hủy đối chiếu thanh toán
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Hủy đối chiếu thanh toán
Hủy đối chiếu (Unreconcile) gỡ phân bổ giữa một khoản thanh toán hoặc khoản ghi Có với một hóa đơn. Chứng từ gốc không bị xóa. Dùng khi khoản thanh toán bị gắn nhầm hóa đơn hoặc sai số tiền.
Trước khi bắt đầu
Kiểm tra lại:
- công ty và loại tiền;
- tài khoản phải thu hoặc phải trả;
- tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt.
Chỉ dùng chứng từ gốc đã Gửi. Giữ sẵn số tham chiếu ngân hàng hoặc giấy báo chuyển tiền.
Hủy đối chiếu khoản thanh toán
- Xác định dòng phân bổ bị sai và kiểm tra chứng từ gốc.
- Trên phiếu thu/chi hoặc hóa đơn đã Gửi, mở thao tác Hủy đối chiếu (Unreconcile).
- Chỉ chọn dòng phân bổ cần gỡ.
- Xác nhận thao tác, rồi kiểm tra số còn nợ và số chưa phân bổ sau đó.
- Phân bổ khoản thanh toán cho đúng hóa đơn nếu cần.
Trước khi Gửi, kiểm tra phiếu thu/chi, hóa đơn đang liên kết và số tiền sẽ được gỡ.
Sau khi Gửi, phiếu thu trong ví dụ không còn phân bổ cho hóa đơn nào, và 400 USD trở lại thành số chưa phân bổ.
Các trường quan trọng
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Chứng từ (Voucher) | Phiếu thu/chi, bút toán tổng hợp hoặc chứng từ ghi Có đang chứa dòng phân bổ. |
| Chứng từ đối ứng (Against Voucher) | Hóa đơn sẽ bị gỡ phân bổ. |
| Số phân bổ (Allocated Amount) | Số tiền cần gỡ liên kết. |
| Ngày ghi sổ (Posting Date) | Ngày của lần phân bổ ban đầu. |
| Trạng thái gỡ liên kết (Delinked Status) | Cho biết dòng phân bổ không còn hiệu lực. |
Sau khi Gửi hoặc xử lý
ERPNext cập nhật các bút toán liên quan và, nếu có, số còn nợ hoặc số chưa phân bổ. Kiểm tra sổ cái, sổ công nợ của đối tượng và trạng thái chứng từ gốc trước khi coi việc xử lý đã xong. Chứng từ Nháp chưa ảnh hưởng đến sổ cái.
Xử lý sự cố
Không thấy thao tác hủy đối chiếu
Kiểm tra khoản thanh toán đang thực sự được đối chiếu, loại chứng từ và phiên bản đang dùng có hỗ trợ hủy đối chiếu, và vai trò của bạn có quyền. Một số phân bổ cũ phải xử lý bằng cách Hủy rồi Sửa đổi (Amend) chứng từ.
Hóa đơn bị gắn nhầm vẫn hiện đã thanh toán sau khi hủy đối chiếu
Làm mới báo cáo và xem Sổ công nợ (Payment Ledger) để tìm các phân bổ, hóa đơn trả lại (Credit Note) hoặc khoản thanh toán khác. Gỡ một dòng phân bổ không gỡ các khoản tất toán hợp lệ khác.
Khoản thanh toán không hiện lại để phân bổ
Kiểm tra số chưa phân bổ, đối tượng, tài khoản, loại tiền và trạng thái chứng từ. Kiểm tra tiến trình hủy đối chiếu đã chạy xong và không báo lỗi.
Câu hỏi thường gặp
Không. Thao tác này không đảo giao dịch tiền ở ngân hàng. Nó chỉ gỡ dòng phân bổ đã chọn giữa khoản thanh toán và hóa đơn, để bạn phân bổ lại cho đúng.
ERPNext cập nhật các tham chiếu cần thiết để đảo việc phân bổ. Sau khi xử lý, hãy kiểm tra sổ cái và bút toán công nợ.
Hộp thoại hủy đối chiếu liệt kê từng dòng phân bổ. Chỉ chọn đúng dòng cần gỡ, rồi kiểm tra số còn nợ và số chưa phân bổ.
Đối chiếu khoản thanh toán với đúng hóa đơn, hoặc ghi rõ lý do nó vẫn chưa phân bổ. Nếu để các khoản ghi Có không rõ lý do, việc theo dõi thu nợ và trả nợ sẽ sai lệch.