Công cụ xử lý đối chiếu thanh toán hàng loạt
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Công cụ xử lý đối chiếu thanh toán hàng loạt
Dùng Xử lý đối chiếu thanh toán (Process Payment Reconciliation) khi có nhiều khoản thanh toán và hóa đơn đã Gửi mà ERPNext có thể tự ghép cho cùng đối tượng và cùng tài khoản. Bạn khai báo phạm vi một lần, đưa tiến trình vào hàng đợi, rồi kiểm tra các phân bổ đã hoàn tất.
Ví dụ dùng khách hàng Northstar Retail, đang có một khoản thanh toán chưa phân bổ USD 600 và một hóa đơn bán hàng còn nợ USD 3.753.
Trước khi bắt đầu
Kiểm tra các khoản thanh toán và hóa đơn:
- đều đã Gửi;
- cùng công ty và cùng tài khoản công nợ của đối tượng;
- còn số tiền để đối chiếu.
Mở Cài đặt kế toán (Accounts Settings), chọn tab Thanh toán (Payments), bật Tự động đối chiếu thanh toán (Auto reconcile Payments) rồi lưu. Thiết lập kích hoạt tác vụ (job trigger) quyết định bao lâu hệ thống lấy việc trong hàng đợi một lần. Kích thước hàng đợi (queue size) quyết định số chứng từ xử lý trong mỗi lần chạy.
Tạo và chạy tiến trình đối chiếu
1. Mở công cụ
Mở Xử lý đối chiếu thanh toán (Process Payment Reconciliation) và bấm Thêm (Add Process Payment Reconciliation).
2. Khai báo phạm vi
Chọn Công ty (Company), Loại đối tượng (Party Type), Đối tượng (Party) và Tài khoản phải thu/phải trả (Receivable/Payable Account). Khi cần thu hẹp, thêm bộ lọc theo ngày, trung tâm chi phí hoặc tài khoản ngân hàng/tiền mặt.
Trong ví dụ, chọn Nova Electronics Trading, Khách hàng (Customer), Northstar Retail, Debtors - NET (tài khoản phải thu) và Nova Operating Bank - NET.
3. Lưu và Gửi
Lưu bản ghi, kiểm tra phạm vi rồi bấm Gửi (Submit). Gửi chỉ đưa tiến trình vào hàng đợi, chưa có nghĩa mọi chứng từ đã được đối chiếu.
4. Chạy tiến trình đang chờ
Khi trạng thái là Đang chờ (Queued), bấm Bắt đầu / Tiếp tục (Start / Resume) để xử lý ngay.
5. Theo dõi tiến độ
Để bản ghi mở trong khi ERPNext xử lý các chứng từ hợp lệ. Thanh tiến độ, số dòng nhật ký đối chiếu và trạng thái Đang chạy (Running) cho biết tác vụ đang hoạt động.
6. Kiểm tra tiến trình đã xong
Chờ trạng thái chuyển sang Hoàn tất (Completed). Trong ví dụ, ERPNext đã xử lý 2/2 chứng từ hợp lệ.
7. Kiểm tra kết quả kế toán
Mở phiếu thu/chi hoặc hóa đơn liên quan và kiểm tra phân bổ. Phiếu thu ACC-PAY-2026-00006 giờ có dòng tham chiếu USD 600 tới ACC-SINV-2026-00008. Số chưa phân bổ (Unallocated Amount) là USD 0, và số còn nợ của hóa đơn là USD 3.153.
Các trường quan trọng
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Công ty (Company) | Công ty có các bút toán phải thu hoặc phải trả được đưa vào xử lý. |
| Loại đối tượng (Party Type) | Tiến trình dành cho khách hàng hay nhà cung cấp. |
| Đối tượng (Party) | Khách hàng hoặc nhà cung cấp cần xét. |
| Tài khoản phải thu/phải trả (Receivable/Payable Account) | Tài khoản công nợ mà hóa đơn và khoản thanh toán phải khớp. |
| Tài khoản ứng trước mặc định (Default Advance Account) | Chỉ xử lý các phiếu thu/chi ghi vào tài khoản ứng trước đã chọn. |
| Ngày hóa đơn, Ngày thanh toán (Invoice Date, Payment Date) | Khoảng ngày (không bắt buộc) để thu hẹp chứng từ. |
| Trung tâm chi phí (Cost Center) | Bộ lọc (không bắt buộc) theo một trung tâm chi phí. |
| Tài khoản ngân hàng/tiền mặt (Bank/Cash Account) | Bộ lọc (không bắt buộc) theo tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt dùng để thanh toán. |
| Trạng thái (Status) | Đang chờ (Queued), Đang chạy (Running), Tạm dừng (Paused), Hoàn tất (Completed) hoặc lỗi. |
Xử lý sự cố
Tiến trình cứ ở trạng thái Đang chờ
Bật Tự động đối chiếu thanh toán trong tab Thanh toán của Cài đặt kế toán. Sau đó mở lại tiến trình đã Gửi và bấm Bắt đầu / Tiếp tục. Kiểm tra thêm các tác vụ nền (background jobs) có đang chạy trên site không.
Tiến trình không tìm thấy chứng từ hợp lệ
Kiểm tra công ty, loại đối tượng, đối tượng, tài khoản phải thu hoặc phải trả, khoảng ngày, trung tâm chi phí và tài khoản ngân hàng/tiền mặt. Hóa đơn và khoản thanh toán phải đã Gửi. Khoản thanh toán phải còn số chưa phân bổ, và hóa đơn phải còn số còn nợ.
Tiến trình xong nhưng một khoản thanh toán vẫn không đổi
Mở nhật ký đối chiếu và so khoản thanh toán với bộ lọc của tiến trình. Kiểm tra đối tượng, loại tiền, tài khoản, ngày ghi sổ và số tiền còn lại. Khi việc ghép cần người quyết định, dùng đối chiếu thanh toán.
Tiến trình bị tạm dừng hoặc gián đoạn
Sửa lỗi dữ liệu hoặc lỗi tác vụ nền, rồi bấm Bắt đầu / Tiếp tục. Trước khi chạy lại cùng phạm vi, xem nhật ký hiện có và số còn nợ hiện tại.
Câu hỏi thường gặp
Xử lý đối chiếu thanh toán tự xử lý các chứng từ hợp lệ trong một phạm vi đã khai báo. Đối chiếu thanh toán cho bạn tự chọn chính xác khoản thanh toán, hóa đơn và số phân bổ cho một đối tượng.
Không. Gửi chỉ đưa tiến trình vào hàng đợi. Kiểm tra trạng thái, tiến độ, nhật ký đối chiếu, tham chiếu trên phiếu thu/chi và số còn nợ trước khi coi việc đã xong.
Được. Dùng bộ lọc tài khoản ngân hàng/tiền mặt và ngày hóa đơn hoặc ngày thanh toán trước khi lưu tiến trình.
Không. Công cụ chỉ phân bổ các bút toán đã có. Để nhập sao kê và ghép giao dịch ngân hàng, dùng giao dịch ngân hàng và đối chiếu ngân hàng.