Thiết lập
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Thiết lập
Thiết lập ERPNext là chuyển cách doanh nghiệp đang làm việc thành các danh mục gốc, giá trị mặc định, phân quyền và số dư đầu kỳ đáng tin cậy. Hãy bắt đầu từ các quyết định ảnh hưởng đến mọi giao dịch, rồi mới tới từng phân hệ mà nhóm sẽ dùng.
Ví dụ: Nova Industries là công ty sản xuất và phân phối thiết bị điện tử. Họ bắt đầu bằng pháp nhân, năm tài chính, hệ thống tài khoản, kho, mặt hàng, khách hàng, nhà cung cấp, người dùng và số dư đầu kỳ. Hãy cấu hình những nền tảng này trước khi nhập các giao dịch hằng ngày.
Lập kế hoạch thiết lập
| Quyết định | Vì sao quan trọng | Bắt đầu từ |
|---|---|---|
| Pháp nhân | Tách sổ sách, mã số thuế, đồng tiền và báo cáo theo luật định. | Công ty |
| Kỳ kế toán | Quyết định ngày giao dịch và báo cáo tài chính. | Năm tài chính |
| Tài khoản | Xác định mọi giao dịch tài chính được ghi vào đâu. | Hệ thống tài khoản |
| Địa điểm kho | Xác định hàng tồn kho được lưu và tính giá ở đâu. | Kho hàng |
| Truy cập | Giới hạn những gì mỗi người dùng được xem và sửa. | Người dùng và quyền |
Thứ tự thiết lập khuyến nghị
- Tạo hoặc kiểm tra công ty, quốc gia, đồng tiền, múi giờ, ngôn ngữ và năm tài chính.
- Xem lại cài đặt hệ thống, mặc định chung và cài đặt lĩnh vực hoạt động (Domain Settings).
- Cấu hình hệ thống tài khoản, trung tâm chi phí, thuế, tài khoản ngân hàng, kho hàng và quy tắc đánh số.
- Tạo các danh mục gốc thiết yếu: mặt hàng, khách hàng, nhà cung cấp.
- Thêm người dùng, vai trò và quyền theo người dùng. Thử lại bằng đúng quyền mà nhân viên sẽ dùng.
- Chuẩn bị dữ liệu cũ đã làm sạch, rồi dùng công cụ nhập dữ liệu cho các danh mục gốc và số dư đầu kỳ cần thiết.
- Chạy thử trọn một chu trình bán hàng, mua hàng, kho và kế toán trước khi vận hành chính thức.
Đừng nhập mọi thứ
Chỉ chuyển dữ liệu cần để vận hành và lập báo cáo từ ngày chuyển đổi. Giữ hệ thống cũ để tra cứu lịch sử, đừng nhập nhiều năm giao dịch ít giá trị. Làm vậy giảm công đối chiếu và giúp tìm lỗi dễ hơn.
Kiểm tra trước khi vận hành chính thức
Xác nhận các số liệu sau:
- công nợ phải thu, phải trả đầu kỳ;
- số dư ngân hàng;
- số lượng và giá trị tồn kho;
- tài sản cố định;
- thuế;
- bảng cân đối số phát sinh.
Nhờ người dùng thật làm những việc họ làm nhiều nhất. Sửa thiết lập trước giao dịch thật đầu tiên, vì đổi đồng tiền, cấu trúc tài khoản hay quy tắc kho về sau sẽ rất phiền.
Xử lý sự cố
Không thấy một phân hệ
Kiểm tra cài đặt lĩnh vực hoạt động và hiện/ẩn phân hệ. Kiểm tra thêm người dùng có đủ vai trò để mở không gian làm việc đó.
Giá trị mặc định không xuất hiện
Kiểm tra mặc định của công ty, mặc định chung, mặc định của người dùng và cài đặt của phân hệ liên quan. Sau khi đổi mặc định toàn hệ thống, hãy tải lại phiên làm việc.
Câu hỏi thường gặp
Không. Hãy cấu hình các phân hệ cần cho phạm vi vận hành đầu tiên, thử kỹ, rồi bổ sung phân hệ khác theo từng giai đoạn.
Nhiều giá trị mặc định đổi được. Nhưng khi đã có giao dịch, các quyết định như đồng tiền hạch toán, cấu trúc tài khoản, kế toán kho và số dư đầu kỳ cần cân nhắc kỹ.