Cài đặt phân hệ
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Cài đặt phân hệ
Nova Industries là công ty giả định, sản xuất và phân phối thiết bị điện tử, dùng làm ví dụ xuyên suốt tài liệu này. Đội bán hàng lập báo giá, kho xuất thiết bị, nhà máy lắp ráp một số sản phẩm, còn kế toán ghi nhận mọi kết quả. Khi công ty mở thêm dịch vụ sửa chữa, quản trị viên phải quyết định cấu hình quy trình mới ở đâu. Một cài đặt bảo mật toàn site, một cài đặt Bán hàng và một cài đặt Kho đều nghe như "cài đặt hệ thống", nhưng mỗi cái giải quyết một việc khác nhau.
Cài đặt phân hệ giống một tấm bản đồ: mỗi quy trình kinh doanh có một trang cài đặt riêng. Nhờ vậy Nova đổi được cách hoạt động của đơn bán hàng mà không vô tình đổi bảo mật đăng nhập, quy tắc kế toán hay phân hệ khác. Hãy dùng bản đồ này để tìm đúng trang cài đặt, rồi thử thay đổi ngay trên giao dịch có dùng cài đặt đó.
Các trang cài đặt được tổ chức thế nào
| Trang cài đặt | Điều khiển gì | Ví dụ ở Nova Industries |
|---|---|---|
| Cài đặt tài khoản (Accounts Settings) | Kiểm tra hợp lệ trong kế toán, hóa đơn, kế toán trả trước/nhận trước, chiều phân tích và cách khóa sổ | Kế toán muốn kiểm soát hạn mức tín dụng của khách hàng. |
| Cài đặt bán hàng (Selling Settings) | Mặc định cho khách hàng và chứng từ bán hàng | Đội bán hàng muốn mọi báo giá có cùng cách xử lý khu vực và bảng giá. |
| Cài đặt mua hàng (Buying Settings) | Hành vi của nhà cung cấp và chứng từ mua hàng | Bộ phận mua hàng quyết định có bắt buộc có đơn mua hàng trước khi lập hóa đơn hay không. |
| Cài đặt kho (Stock Settings) | Kho, tính giá tồn kho, giữ chỗ và hành vi giao dịch kho | Người dùng kho cần quy tắc số sê-ri và tồn kho âm khớp với chính sách công ty. |
| Cài đặt sản xuất (Manufacturing Settings) | Mặc định và kiểm soát sản xuất | Tổ lắp ráp muốn lệnh sản xuất và phiếu công việc (Job Card) theo một quy trình công suất rõ ràng. |
| Cài đặt dự án (Projects Settings) | Mặc định cho dự án, công việc và theo dõi thời gian | Dịch vụ sửa chữa tính tiền theo bảng chấm công (Timesheet) gắn với dự án. |
| Cài đặt hỗ trợ (Support Settings) | Hành vi của yêu cầu hỗ trợ và cam kết mức dịch vụ | Bộ phận hỗ trợ giao các yêu cầu của khách cho một đội dịch vụ mặc định. |
| Cài đặt CRM (CRM Settings) | Hành vi của khách hàng tiềm năng, cơ hội bán hàng và trao đổi | Đội bán hàng muốn mọi yêu cầu từ website thành khách hàng tiềm năng và có người phụ trách thống nhất. |
Chọn đúng trang cài đặt
Bắt đầu từ giao dịch hoặc quy trình cần thay đổi:
- Chỉ ảnh hưởng đến đơn bán hàng: mở Cài đặt bán hàng.
- Ảnh hưởng mọi người dùng, ví dụ chính sách mật khẩu hoặc định dạng ngày: dùng Cài đặt hệ thống.
- Chỉ cung cấp công ty hoặc đồng tiền chung cho bản ghi mới: dùng Mặc định chung.
- Chỉ cần trong một phiên làm việc của một người: dùng Mặc định phiên làm việc.
Sau khi lưu một cài đặt phân hệ, hãy tạo một giao dịch nháp mới và kiểm tra kết quả. Giao dịch đã Gửi thường giữ nguyên trạng thái cũ. Đừng coi đó là bằng chứng rằng cấu hình mới không có tác dụng.
Xử lý sự cố
Cài đặt phân hệ không ảnh hưởng chứng từ đã có
Tải lại biểu mẫu và thử với một bản nháp mới. Có cài đặt chỉ áp dụng khi chứng từ được tạo, hoặc khi giao dịch thỏa một điều kiện nhất định.
Không thấy một trang cài đặt
Kiểm tra ứng dụng và phân hệ đã được cài, lĩnh vực hoạt động liên quan đã bật, và người dùng có vai trò Quản trị hệ thống (System Manager) hoặc vai trò cần thiết khác.
Người dùng vẫn mở được phân hệ
Cài đặt phân hệ điều khiển hành vi, không điều khiển quyền truy cập. Muốn kiểm soát truy cập, hãy cấu hình vai trò, quyền theo vai trò, quyền theo người dùng và việc hiển thị không gian làm việc.
Câu hỏi thường gặp
Nhiều cài đặt phân hệ áp dụng cho cả site, nhưng một số dòng hoặc mặc định là riêng của từng công ty. Đọc mô tả của trường và thử với công ty bị ảnh hưởng trước khi áp dụng rộng.
Không. Mặc định của công ty cung cấp tài khoản và các giá trị thuộc về công ty. Cài đặt phân hệ điều khiển cách quy trình vận hành. Cả hai có thể cùng ảnh hưởng một giao dịch, vì những lý do khác nhau.
Không. Mỗi lần chỉ đổi một quyết định kinh doanh và kiểm tra trên giao dịch mới. Khi có kết quả bất ngờ, bạn sẽ dễ tìm nguyên nhân hơn.