Ghi đè dữ liệu hàng loạt

Dùng nhập dữ liệu (Data Import) khi cần cập nhật nhiều bản ghi ERPNext đã có từ một bảng tính. Cách này hợp để sửa giá trị trường, bổ sung thông tin còn thiếu, hoặc áp dụng cùng một thay đổi cho nhiều bản ghi mà không phải mở từng tài liệu.

Ghi đè hàng loạt chỉ cập nhật bản ghi đã có. Khi chọn Cập nhật bản ghi hiện có (Update Existing Records), hệ thống không tạo bản ghi mới cho mỗi dòng.

Trước khi bắt đầuCopy Anchor Link

• Xuất hoặc tải dữ liệu hiện có trước khi sửa, để có bản gốc đối chiếu khi cần quay lại.
• Thử với một ít bản ghi trước khi cập nhật danh sách lớn.
• Giữ cột định danh bản ghi, như ID hoặc name, trong tệp. ERPNext dùng cột này để tìm bản ghi cần cập nhật.
• Chỉ giữ các cột muốn cập nhật, cộng với cột định danh bắt buộc. Bỏ cột thừa để tránh ghi đè nhầm trường.
• Kiểm tra trường bắt buộc và trường liên kết trước khi nhập. Giá trị không hợp lệ làm những dòng đó không nhập được.

Bước 1: Mở nhập dữ liệuCopy Anchor Link

1. Vào Nhập dữ liệu (Data Import) từ không gian làm việc Dữ liệu, hoặc tìm "Data Import".
2. Bấm Thêm Nhập dữ liệu (Add Data Import).
3. Chọn Loại tài liệu (Document Type) cần cập nhật.

Bước 2: Chọn cập nhật bản ghi hiện cóCopy Anchor Link

1. Ở Loại nhập (Import Type), chọn Cập nhật bản ghi hiện có (Update Existing Records).
2. Giữ bật Không gửi email (Don't Send Emails), trừ khi bạn chủ ý muốn gửi thông báo khi cập nhật.
3. Chỉ dùng Gửi sau khi nhập (Submit After Import) khi các tài liệu cần được Gửi ngay sau khi cập nhật.

Bước 3: Chuẩn bị tệp nhậpCopy Anchor Link

1. Tải hoặc chuẩn bị bảng tính cho loại tài liệu đã chọn.
2. Giữ nguyên cột định danh bản ghi.
3. Nhập giá trị mới vào các trường muốn ghi đè.
4. Xóa các dòng không cần đổi.
5. Lưu thành CSV hoặc Excel, tùy các lựa chọn trên màn hình nhập.

Trường nào không muốn đổi thì bỏ cột đó khỏi tệp. Cách này an toàn hơn việc giữ cột thừa với giá trị cũ.

Bước 4: Tải lên và kiểm traCopy Anchor Link

1. Tải tệp đã chuẩn bị lên bản ghi Nhập dữ liệu.
2. Chạy xem trước hoặc kiểm tra tệp.
3. Đọc kỹ lỗi theo từng dòng. Nếu ERPNext báo thiếu liên kết, giá trị không hợp lệ hoặc lỗi quyền, hãy sửa tệp và tải lại.
4. Chỉ bắt đầu nhập khi bản xem trước đã đúng.

Điều gì bị ghi đèCopy Anchor Link

ERPNext cập nhật các trường có trong tệp cho những bản ghi trùng khớp. Việc khớp dựa trên ID tài liệu trong tệp. Với trường liên kết, giá trị nhập phải khớp một bản ghi đang có.

Lỗi thường gặpCopy Anchor Link

• Không tìm thấy bản ghi: kiểm tra cột ID hoặc name có trong tệp và đúng ID hiện có của tài liệu.
• Lỗi kiểm tra liên kết: giá trị ở trường liên kết không tồn tại hoặc gõ sai.
• Thiếu trường bắt buộc: trường bắt buộc bị để trống, hoặc bị ghi đè bằng giá trị rỗng.
• Lỗi quyền: vai trò của bạn không có quyền cập nhật loại tài liệu hoặc trường đã chọn.

Nên làmCopy Anchor Link

Với bản ghi quan trọng, chạy thử cập nhật trên một nhóm nhỏ trước. Kiểm tra kết quả xong thì nhập các dòng còn lại theo từng đợt. Giữ bản xuất ban đầu và tệp nhập cuối cùng để đối chiếu về sau.