Báo cáo truy xuất nguồn gốc số sê-ri và lô
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Báo cáo truy xuất nguồn gốc số sê-ri và lô
Báo cáo Truy xuất nguồn gốc số sê-ri và lô giúp theo dõi toàn bộ hành trình của các mặt hàng quản lý theo số sê-ri hoặc lô trong chuỗi cung ứng. Báo cáo có hai hướng truy xuất: ngược và xuôi.
Để mở báo cáo, vào Trang chủ > Kho > Số sê-ri và lô rồi bấm Truy xuất nguồn gốc số sê-ri và lô.
Truy xuất ngược (Backward)
Dùng khi cần biết lô hàng được làm từ những nguyên vật liệu nào và chúng đến từ đâu.
Truy xuất xuôi (Forward)
Dùng khi cần biết lô hàng đã được dùng vào đâu hoặc đã giao cho ai.
Truy xuất cả hai chiều (Both)
Hướng dẫn: ánh xạ nguyên vật liệu vào thành phẩm
Tính năng này cho phép ghi lại số sê-ri hoặc lô nguyên vật liệu nào đã được dùng cho số sê-ri hoặc lô thành phẩm nào trong một Phiếu kho (Stock Entry) có mục đích Sản xuất hoặc Đóng gói lại.
1. Tính năng này giải quyết vấn đề gì?
Nếu không có tính năng này, ERPNext chỉ biết một nhóm nguyên vật liệu và một nhóm thành phẩm cùng thuộc một Phiếu kho. Ví dụ bạn làm 3 máy tính xách tay từ 3 bo mạch chủ. Bạn không biết bo mạch chủ nào nằm trong máy nào.
Việc này quan trọng khi:
- Khách hàng khiếu nại một thành phẩm, và bạn cần tìm đúng số sê-ri hoặc lô nguyên vật liệu bên trong.
- Nhà cung cấp thu hồi một lô nguyên vật liệu, và bạn chỉ cần tìm các thành phẩm đã dùng lô đó, thay vì mọi thành phẩm của cùng phiếu nhập.
- Kiểm toán viên hoặc cơ quan quản lý yêu cầu lịch sử đầy đủ của một sản phẩm, từ nhà cung cấp đến khách hàng.
Khi đã ánh xạ, báo cáo Truy xuất nguồn gốc số sê-ri và lô hiển thị đúng liên kết theo cả hai hướng.
2. Dùng tính năng này ở đâu?
| Điều kiện | Yêu cầu |
|---|---|
| Mục đích của Phiếu kho | Sản xuất (Manufacture) hoặc Đóng gói lại (Repack) |
| Thành phẩm | Quản lý theo số sê-ri hoặc số lô |
| Nguyên vật liệu | Quản lý theo số sê-ri hoặc số lô |
| Trạng thái Phiếu kho | Nháp (đã lưu) hoặc đã Gửi. Không dùng được trên phiếu đã hủy. |
Nút nằm ở Phiếu kho > Hành động (Actions) > Ánh xạ nguyên vật liệu vào thành phẩm (Map Raw Materials to Finished Goods).
3. Trước khi bắt đầu
Đọc kỹ các điểm sau trước khi dùng.
- Ánh xạ bị khóa sau khi Gửi. Khi Phiếu kho đã Gửi, nguyên vật liệu đã ánh xạ không thể sửa hoặc xóa. Hãy kiểm tra kỹ trước khi Gửi. Sau khi Gửi, bạn chỉ ánh xạ được những nguyên vật liệu chưa được gán.
- Kiểm tra cài đặt "Tự động ánh xạ nguyên vật liệu vào thành phẩm (Auto Map Raw Materials to Finished Goods)".
Vào Cài đặt kho (Stock Settings). Cài đặt này tắt theo mặc định.
- Tắt: ERPNext chỉ lưu ánh xạ bạn tự nhập. Phần còn lại để trống.
- Bật: khi Gửi Phiếu kho, ERPNext ánh xạ mọi nguyên vật liệu bạn để trống vào thành phẩm, theo thứ tự. Kết quả có thể không khớp thực tế tại xưởng. Chỉ bật khi nguyên vật liệu của bạn luôn được dùng theo cùng thứ tự với thành phẩm làm ra.
- Biết cách bạn chọn số sê-ri / lô.
Cài đặt Tự động tạo gói số sê-ri và lô cho xuất kho (Auto create Serial and Batch Bundle for outward) trong Cài đặt kho bật theo mặc định.
- Nếu bạn không tự chọn số sê-ri / lô nguyên vật liệu, ERPNext chỉ chọn chúng khi bạn Gửi. Lúc đó bản nháp chưa có gì để ánh xạ. Gửi trước, rồi ánh xạ.
- Nếu bạn tự chọn số sê-ri / lô trong bản nháp, bạn ánh xạ được ngay trước khi Gửi.
- Lưu số sê-ri / lô thành phẩm trước. Hộp thoại chỉ đưa ra các thành phẩm đã có số sê-ri / lô trên phiếu.
- Kiểm tra lại ánh xạ nếu bạn sửa phiếu. Nếu bạn đổi số sê-ri / lô của thành phẩm sau khi ánh xạ, ánh xạ cũ có thể trỏ tới số không còn trên phiếu. Khi đó việc Gửi bị chặn kèm thông báo lỗi. Mở lại hộp thoại và sửa ánh xạ.
- Mỗi lần chỉ một người ánh xạ một phiếu. Nếu hai người cùng ánh xạ một nguyên vật liệu trên phiếu đã Gửi, người lưu trước được giữ. Người thứ hai nhận thông báo lỗi là nguyên vật liệu đã được ánh xạ. Không có gì bị ghi đè.
- Cần đủ quyền. Mở hộp thoại cần quyền đọc Phiếu kho. Lưu ánh xạ cần quyền ghi.
4. Ánh xạ khi phiếu còn ở trạng thái Nháp
Dùng cách này khi bạn đã tự chọn số sê-ri / lô nguyên vật liệu.
- Tạo Phiếu kho có mục đích Sản xuất hoặc Đóng gói lại. Thêm nguyên vật liệu và thành phẩm cùng số sê-ri / lô của chúng.
- Bấm Hành động > Ánh xạ nguyên vật liệu vào thành phẩm. Các thay đổi chưa lưu sẽ được lưu trước.
- Một hộp thoại mở ra, mỗi dòng là một số sê-ri / lô nguyên vật liệu:
- Mã mặt hàng, Số sê-ri, Số lô, Số lượng: thông tin nguyên vật liệu (chỉ đọc)
- Số sê-ri / lô thành phẩm: chọn thành phẩm mà nguyên vật liệu này đã được dùng vào
- Chọn một thành phẩm cho mỗi dòng. Có thể để trống một dòng.
- (Tùy chọn) Bấm Tự động gán để hệ thống điền giúp (xem bên dưới), rồi sửa các dòng cần sửa.
- Bấm Lưu. Bạn sẽ thấy thông báo "Đã lưu ánh xạ".
- Bạn mở hộp thoại và đổi ánh xạ bao nhiêu lần cũng được cho đến khi Gửi.
"Tự động gán" làm gì?
Tự động gán chỉ điền vào hộp thoại. Không có gì được lưu cho đến khi bạn bấm Lưu.
- Một thành phẩm: mọi dòng nguyên vật liệu đều gán cho thành phẩm đó.
- Nhiều thành phẩm: nguyên vật liệu quản lý theo số sê-ri của mỗi mặt hàng được chia đều cho các thành phẩm, theo thứ tự hiển thị. Ví dụ 6 số sê-ri và 3 thành phẩm thì mỗi thành phẩm nhận 2 số sê-ri.
- Nếu số sê-ri của một mặt hàng không chia đều được (ví dụ 5 số cho 3 thành phẩm), các dòng của mặt hàng đó được giữ nguyên.
- Nguyên vật liệu theo lô không được tự động gán khi có nhiều thành phẩm. Hãy tự chọn nếu cần.
5. Điều gì xảy ra khi Gửi
- ERPNext kiểm tra ánh xạ bản nháp của bạn. Nếu một nguyên vật liệu trỏ tới số sê-ri / lô không phải thành phẩm của phiếu này, việc Gửi bị chặn kèm thông báo lỗi.
- Ánh xạ bản nháp của bạn luôn được giữ lại.
- Các dòng bạn để trống được xử lý theo cài đặt Tự động ánh xạ nguyên vật liệu vào thành phẩm:
| Cài đặt | Dòng để trống khi Gửi |
|---|---|
| Tắt (mặc định) | Giữ trống. Bạn ánh xạ sau được (phần 6). |
| Bật | Nguyên vật liệu theo số sê-ri được chia đều cho các thành phẩm theo thứ tự. |
Nguyên vật liệu theo lô với nhiều thành phẩm: một lô thường dùng chung cho nhiều thành phẩm, nên ERPNext không tự ánh xạ nó cho riêng một mặt hàng. Nó vẫn liên kết với tất cả thành phẩm trong phiếu, và báo cáo truy xuất hiển thị nó dưới từng thành phẩm.
6. Ánh xạ sau khi Gửi
Dùng khi ERPNext đã tự chọn số sê-ri / lô nguyên vật liệu lúc Gửi, hoặc khi bạn bỏ trống vài dòng trong bản nháp.
- Mở Phiếu kho có mục đích Sản xuất hoặc Đóng gói lại đã Gửi.
- Bấm Hành động > Ánh xạ nguyên vật liệu vào thành phẩm.
- Hộp thoại chỉ hiện những nguyên vật liệu chưa ánh xạ. Các dòng đã ánh xạ bị ẩn vì không thể sửa.
- Chọn thành phẩm cho mỗi dòng (hoặc dùng Tự động gán), rồi bấm Lưu.
- Nếu mọi nguyên vật liệu đã được ánh xạ, bạn thấy thông báo "Tất cả nguyên vật liệu đã được ánh xạ vào thành phẩm".
Sau khi lưu, một dòng trên phiếu đã Gửi sẽ bị khóa. Nếu ánh xạ sai, bạn phải Hủy (Cancel) Phiếu kho và tạo lại.
7. Xem kết quả trong báo cáo truy xuất nguồn gốc
Mở Trang chủ > Kho > Báo cáo > Truy xuất nguồn gốc số sê-ri và lô.
| Bộ lọc | Nhập gì |
|---|---|
| Mã mặt hàng (Item Code) | Thành phẩm (để truy xuất ngược) hoặc nguyên vật liệu (để truy xuất xuôi) |
| Số sê-ri / Số lô (Serial No / Batch No) | Các số sê-ri hoặc lô cần truy xuất |
| Hướng truy xuất (Traceability Direction) | Backward (ngược), Forward (xuôi) hoặc Both (cả hai). Mặc định là Backward. |
- Ngược (bắt đầu từ thành phẩm): hiển thị các số sê-ri / lô nguyên vật liệu đã tạo nên nó.
- Xuôi (bắt đầu từ nguyên vật liệu): hiển thị các số sê-ri / lô thành phẩm đã dùng nó.
- Cả hai: hiển thị cả hai chiều.
Ví dụ: khách hàng báo lỗi máy tính LAP-0003. Chạy báo cáo với Mã mặt hàng là Máy tính, Số sê-ri là LAP-0003, Hướng là Backward. Bạn thấy số sê-ri bo mạch chủ chính xác bên trong máy, và từ đó biết nhà cung cấp nào đã giao nó.
Nếu nguyên vật liệu chưa được ánh xạ, báo cáo hiển thị nó dưới mọi thành phẩm của Phiếu kho đó, vì ERPNext không biết thành phẩm nào đã dùng nó.