Báo cáo so sánh giá trị tồn kho
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Báo cáo so sánh giá trị tồn kho
1. Báo cáo này để làm gì?
Mỗi giao dịch kho trong ERPNext thêm một dòng vào sổ kho (Stock Ledger). Mỗi dòng lưu các số sau:
- số lượng tồn sau giao dịch
- thay đổi giá trị tồn kho do giao dịch gây ra
- đơn giá tồn kho (Valuation Rate)
- giá trị tồn kho sau giao dịch
Đôi khi các số này bị sai. Nguyên nhân thường gặp:
- Có nhiều bút toán ghi lùi ngày cho cùng một mặt hàng và kho hàng
- Một lần ghi sổ lại bị lỗi hoặc chưa bao giờ được chạy
- Một lỗi cũ đã được sửa trong hệ thống, nhưng giá trị sai vẫn nằm trong sổ kho
- Có tùy chỉnh trên sổ kho
Khi đó giá trị tồn kho trong các báo cáo bị sai, và có thể không còn khớp với sổ kế toán.
Báo cáo So sánh giá trị tồn kho (Stock Valuation Comparison) tìm các lỗi này. Với từng mặt hàng và kho hàng, báo cáo đi qua sổ kho từ bút toán đầu tiên và tính lại mỗi số đáng ra phải là bao nhiêu. Sau đó báo cáo đặt giá trị thực tế cạnh giá trị dự kiến. Nếu hai giá trị khác nhau, dòng đó hiển thị là một chênh lệch.
Từ chính báo cáo này, bạn sửa chênh lệch theo một trong hai cách:
- Cách 1: Ghi sổ lại (Repost)
- Cách 2: Phiếu điều chỉnh (Adjustment Entry)
Phần dưới giải thích hai cách và khi nào dùng cách nào.
2. Mở báo cáo
Vào Trang chủ > Kho > Báo cáo > So sánh giá trị tồn kho, hoặc gõ "Stock Valuation Comparison" vào ô tìm kiếm.
Bộ lọc
| Bộ lọc | Tác dụng |
|---|---|
| Công ty (Company) | Bắt buộc. Công ty cần kiểm tra. |
| Từ ngày / Đến ngày (From Date / To Date) | Chỉ hiện các bút toán trong khoảng này. Báo cáo vẫn đọc sổ kho từ bút toán đầu tiên để các số được tính đúng. |
| Mặt hàng / Nhóm mặt hàng / Kho hàng | Chỉ kiểm tra các mặt hàng hoặc kho này. Kho cha bao gồm cả các kho con. |
| Hiển thị (Show) | First Difference per Item-Warehouse (mặc định): chỉ hiện bút toán sai đầu tiên của mỗi mặt hàng và kho. Thường chỉ cần vậy, vì một bút toán sai làm mọi bút toán sau cũng sai. All Differences: mọi bút toán sai. All Entries: mọi bút toán, đúng hay sai. |
| Bỏ qua chênh lệch dưới (Ignore Differences Below) | Bỏ qua chênh lệch làm tròn nhỏ hơn số này. Mặc định là 0,01. |
| Hiện chênh lệch đã được xử lý bằng phiếu điều chỉnh (Show Differences Settled by Adjustment Entries) | Chênh lệch đã được phiếu điều chỉnh xử lý sẽ bị ẩn. Đánh dấu ô này để hiện lại. |
3. Đọc báo cáo
Mỗi dòng là một bút toán sổ kho. Các cột chia thành nhóm ba: giá trị thực tế, giá trị dự kiến và chênh lệch giữa hai giá trị.
| Thực tế | Dự kiến | Chênh lệch | Ý nghĩa |
|---|---|---|---|
| (A) Balance Qty | (B) Expected Balance Qty | A - B | Số lượng tồn sau bút toán này |
| (C) Change in Stock Value | (D) Expected Change in Stock Value | C - D | Bút toán này làm giá trị tồn kho tăng hoặc giảm bao nhiêu |
| (E) Valuation Rate | (F) Expected Valuation Rate | E - F | Đơn giá mỗi đơn vị sau bút toán này |
| (G) Balance Stock Value | (H) Expected Balance Stock Value | G - H | Tổng giá trị tồn kho sau bút toán này |
Chênh lệch hiển thị màu đỏ.
Các cột hữu ích khác:
- Giá trị dự kiến dựa trên (Expected Value Based On): cách báo cáo tính giá trị dự kiến. Ví dụ "FIFO queue", "Moving average", "Batch average", "Serial no receipt rate", "Standard cost" hoặc "Reconciled qty and rate".
- Điều chỉnh bởi (Adjusted By): phiếu điều chỉnh đã xử lý chênh lệch này, nếu có.
- Đang chờ ghi sổ lại (Pending Repost): một chứng từ Tính lại giá trị tồn kho (Repost Item Valuation) đang xếp hàng hoặc đang chạy cho mặt hàng và kho này.
Trước khi sửa: xem chênh lệch đầu tiên của mặt hàng và mở chứng từ của nó. Kiểm tra giá trị dự kiến có hợp lý không. Nếu giá trị dự kiến trông sai, đừng sửa bút toán. Hãy báo cho đơn vị triển khai ERPNext hoặc bộ phận hỗ trợ trước.
4. Chọn những gì cần sửa
Cả hai nút sửa nằm trong nhóm Sửa chênh lệch (Fix Differences) ở đầu báo cáo.
- Nếu bạn chọn một số dòng, chỉ các dòng đó được sửa.
- Nếu bạn không chọn dòng nào, mọi chênh lệch đang hiển thị trong báo cáo đều được sửa.
Với mỗi mặt hàng và kho, việc sửa luôn bắt đầu từ chênh lệch sớm nhất trong các dòng đã chọn.
5. Cách 1: Ghi sổ lại (Repost)
Cách này làm gì
Repost tạo một chứng từ Tính lại giá trị tồn kho (Repost Item Valuation) cho mỗi mặt hàng và kho đã chọn, bắt đầu từ ngày của chênh lệch đầu tiên. Việc ghi sổ lại chạy nền. Hệ thống tính lại mọi bút toán sổ kho từ ngày đó đến nay, rồi sửa giá trị tồn kho và các bút toán kế toán đi kèm.
Sau khi ghi sổ lại, sổ kho đúng từ đầu, như thể lỗi chưa từng xảy ra.
Các bước
- Chọn các dòng cần sửa, hoặc không chọn dòng nào để sửa tất cả.
- Bấm Sửa chênh lệch > Repost.
- Một bản xem trước hiện ra. Bản xem trước cho biết:
- mặt hàng và kho sẽ được ghi sổ lại, cùng ngày bắt đầu
- mặt hàng và kho đã có yêu cầu ghi sổ lại đang chờ. Các mục này bị bỏ qua.
- cảnh báo nếu việc ghi sổ lại bắt đầu từ năm tài chính trước
- Bấm Yes để tiếp tục.
- Một thông báo cho biết yêu cầu nào đã được xếp hàng (có link tới từng yêu cầu), yêu cầu nào không tạo được và vì sao.
- Chờ đến khi các yêu cầu có trạng thái Hoàn thành (Completed). Bạn theo dõi trong danh sách Tính lại giá trị tồn kho (Repost Item Valuation).
- Chạy lại báo cáo. Các chênh lệch sẽ biến mất.
Ưu điểm
- Sửa tận gốc. Mọi bút toán từ chênh lệch đầu tiên trở đi đều được sửa, nên cả báo cáo cũ lẫn mới đều đúng.
- Lịch sử sạch. Không có giao dịch phụ nào được thêm vào sổ kho. Báo cáo kho và kế toán của các ngày trước cũng đúng.
- Không hạn chế các bút toán sau. Bạn vẫn ghi giao dịch lùi ngày bình thường.
- Không phải hạch toán tay. Bạn không cần tài khoản chênh lệch. Bút toán kế toán của các chứng từ gốc được sửa lại.
Nhược điểm
- Làm đổi số liệu quá khứ. Nếu chênh lệch đầu tiên nằm ở kỳ cũ, tồn cuối kỳ, lợi nhuận và bảng cân đối kế toán của kỳ đó có thể thay đổi. Đây là vấn đề nếu các số liệu đó đã được nộp, kiểm toán hoặc báo cáo cho cơ quan thuế.
- Có thể chậm. Mặt hàng có nhiều giao dịch, hoặc ngày bắt đầu ở xa trong quá khứ, có thể mất nhiều thời gian để ghi sổ lại. Hệ thống cũng chịu thêm tải khi đang chạy.
- Có thể bị chặn. Nếu kỳ đã khóa, ví dụ bởi Kỳ kế toán (Accounting Period) hoặc Phiếu khóa sổ cuối kỳ (Period Closing Voucher), hoặc tài khoản bị khóa trước ngày đó, việc ghi sổ lại có thể không được phép.
- Có thể lan rộng hơn dự kiến. Đổi giá trị của một lần xuất kho cũng đổi giá trị của những thứ dùng số hàng đó, như mặt hàng sản xuất ra hoặc hàng chuyển sang kho khác.
6. Cách 2: Phiếu điều chỉnh (Adjustment Entry)
Cách này làm gì
Phiếu điều chỉnh sửa tồn kho từ một ngày bạn chọn, không đụng đến bất cứ thứ gì trước ngày đó.
Vào ngày đó, hệ thống lấy ra số hàng tồn của mỗi mặt hàng và kho đã chọn theo giá trị (sai) đang có trong sổ kho, rồi đưa vào lại với số lượng và giá trị đúng. Số sê-ri quay lại theo đúng giá của từng số, lô theo đúng giá của từng lô, phần còn lại theo từng lớp tồn kho, để FIFO và bình quân gia quyền vẫn đúng về sau.
Phần chênh lệch giá trị được ghi vào một Tài khoản chênh lệch (Difference Account). Mặc định là Tài khoản điều chỉnh kho (Stock Adjustment Account) của công ty.
Phiếu điều chỉnh là một Kiểm kê kho (Stock Reconciliation) có mục đích "Adjustment Entry".
Các bước
- Chọn các dòng cần sửa, hoặc không chọn dòng nào để sửa tất cả.
- Bấm Sửa chênh lệch > Adjustment Entry.
- Một hộp thoại mở ra. Điền:
- Ngày điều chỉnh (Adjustment Date) và Giờ điều chỉnh (Adjustment Time): ngày mà từ đó tồn kho phải đúng. Thường chọn ngày đầu tiên của năm tài chính hiện tại, hoặc hôm nay.
- Tài khoản chênh lệch (Difference Account) (không bắt buộc): nơi ghi phần chênh lệch giá trị. Để trống để dùng Tài khoản điều chỉnh kho của công ty.
- Bấm Make.
- Một phiếu Kiểm kê kho ở trạng thái Nháp mở ra. Kiểm tra các dòng:
- Số lượng hiện tại / Giá trị hiện tại (Current Qty / Current Amount): sổ kho đang có gì
- Số lượng / Đơn giá tồn kho / Giá trị (Qty / Valuation Rate / Amount): sổ kho phải có gì
- Chênh lệch giá trị (Difference Amount): số tiền ghi vào Tài khoản chênh lệch
- Gửi (Submit) phiếu.
- Chạy lại báo cáo. Các chênh lệch trước ngày điều chỉnh giờ đã bị ẩn. Đánh dấu Hiện chênh lệch đã được xử lý bằng phiếu điều chỉnh để xem lại.
Không sửa các dòng trong phiếu. Chúng phải khớp chính xác với tồn kho đúng. Nếu bạn sửa, hệ thống báo lỗi và bạn phải tạo lại phiếu điều chỉnh từ báo cáo.
Ưu điểm
- Số liệu quá khứ giữ nguyên. Không có gì trước ngày điều chỉnh bị thay đổi. Tờ khai đã nộp, sổ sách đã kiểm toán và kỳ đã khóa đều an toàn.
- Nhanh. Chỉ là một giao dịch. Không ghi sổ lại gì, kể cả với mặt hàng có lịch sử nhiều năm.
- Dễ xem và kiểm toán. Việc sửa là một chứng từ với một số tiền rõ ràng, ghi vào tài khoản bạn chọn. Kế toán thấy chính xác cái gì được sửa và khi nào.
- Dùng được khi Repost không dùng được. Có thể dùng khi kỳ cũ đã đóng hoặc bị khóa.
- Có thể hoàn tác. Hủy phiếu điều chỉnh sẽ đưa tồn kho về như trước.
Nhược điểm
-
Báo cáo cũ vẫn sai. Báo cáo kho và kế toán của các ngày trước ngày điều chỉnh vẫn hiện giá trị cũ, sai. Chỉ giá trị từ ngày điều chỉnh trở đi là đúng.
-
Chặn bút toán lùi ngày. Sau khi Gửi, không thể ghi hoặc hủy giao dịch kho nào có ngày trước ngày điều chỉnh cho mặt hàng và kho đó, hoặc cho cùng số sê-ri hay lô. Muốn ghi, bạn phải hủy phiếu điều chỉnh trước.
-
Cần bước hạch toán thủ công. Phần chênh lệch được ghi vào Tài khoản chênh lệch. Kế toán có thể phải xem xét hoặc giải trình.
-
Không dùng được trong mọi trường hợp. Một mặt hàng và kho sẽ bị bỏ qua, kèm lý do, khi:
- số lượng và giá trị tồn của nó đã đúng vào ngày đó
- tồn kho của nó đáng ra phải âm vào ngày đó
- một số số sê-ri hoặc lô của nó đáng ra phải thiếu hàng vào ngày đó
- chênh lệch đầu tiên của nó nằm trong hoặc sau ngày điều chỉnh
- nó chưa có giao dịch kho nào tính đến ngày đó
Những trường hợp này cần dùng Repost.
7. So sánh hai cách
| Repost | Phiếu điều chỉnh | |
|---|---|---|
| Cái gì thay đổi | Mọi bút toán từ chênh lệch đầu tiên đến nay | Chỉ tồn kho từ ngày điều chỉnh trở đi |
| Báo cáo quá khứ | Trở nên đúng | Giữ nguyên như cũ (sai) |
| Kỳ đã khóa hoặc đã nộp | Có thể thay đổi, hoặc bị chặn | Không bị đụng đến |
| Tốc độ | Chậm nếu lịch sử dài, chạy nền | Nhanh, một chứng từ |
| Chứng từ mới trong sổ kho | Không | Có, một Kiểm kê kho |
| Kế toán | Bút toán kế toán gốc được sửa | Chênh lệch ghi vào Tài khoản chênh lệch |
| Bút toán lùi ngày về sau | Cho phép | Bị chặn trước ngày điều chỉnh |
| Tồn kho âm / thiếu số sê-ri hoặc lô | Dùng được | Không hỗ trợ, dùng Repost |
| Cách hoàn tác | Khó, giá trị cũ đã mất | Hủy phiếu điều chỉnh |
8. Nên dùng cách nào?
Dùng Repost khi:
- chênh lệch đầu tiên nằm trong năm tài chính hiện tại, hoặc trong kỳ chưa nộp hay chưa đóng
- bạn muốn mọi báo cáo, kể cả báo cáo cũ, đều đúng
- bạn vẫn cần ghi bút toán lùi ngày cho các mặt hàng này
- phiếu điều chỉnh báo mặt hàng không thể điều chỉnh
Dùng Phiếu điều chỉnh khi:
- chênh lệch đầu tiên nằm trong năm tài chính cũ đã đóng, kiểm toán hoặc nộp
- Repost sẽ quá chậm, hoặc bị chặn bởi kỳ đã đóng
- bạn chỉ cần tồn kho đúng từ bây giờ, và chấp nhận báo cáo cũ giữ nguyên
Cách làm thường gặp:
- Repost các chênh lệch nằm trong năm tài chính hiện tại.
- Với các chênh lệch bắt đầu từ những năm cũ đã đóng, tạo một phiếu điều chỉnh có ngày là ngày đầu tiên của năm tài chính hiện tại. Hãy trao đổi với kế toán trước.
9. Lưu ý khi làm
- Sao lưu dữ liệu trước khi sửa nhiều mặt hàng.
- Kiểm tra tay vài mặt hàng trước khi sửa tất cả. Đảm bảo giá trị dự kiến đúng.
- Sửa theo nhóm nhỏ, ví dụ mỗi lần một nhóm mặt hàng hoặc một kho.
- Chạy lại báo cáo sau mỗi lần sửa để chắc chắn chênh lệch đã hết.
- Trao đổi với kế toán trước khi ghi sổ lại vào năm tài chính cũ, hoặc trước khi tạo phiếu điều chỉnh có số tiền lớn.