Phân bổ trung tâm chi phí
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Phân bổ trung tâm chi phí
Phân bổ trung tâm chi phí (Cost Center Allocation) tự động chia số tiền ghi vào một trung tâm chi phí chính cho nhiều trung tâm chi phí nhận. Cách này hữu ích khi một giao dịch dùng chung chỉ nhập một lần, nhưng báo cáo quản trị cần chia số tiền theo một tỷ lệ thống nhất.
Ví dụ: Nova Electronics Trading ghi một khoản chi quảng cáo dùng chung vào Main - NET. Thay vì tự chia từng hóa đơn, quy tắc phân bổ chuyển 50% sang Retail Operations, 30% sang Online Sales và 20% sang Corporate Sales.
Trước khi bắt đầu
- Tạo các trung tâm chi phí cần dùng, và quyết định người dùng sẽ chọn trung tâm chi phí nào trên giao dịch. Các trung tâm chi phí nhận phải cùng công ty.
- Chọn tỷ lệ có cơ sở nghiệp vụ giải thích được, ví dụ doanh thu, số nhân sự, diện tích hoặc mức sử dụng. Tổng tỷ lệ phải bằng 100%.
Tạo quy tắc phân bổ
Mở danh sách Phân bổ trung tâm chi phí và chọn Thêm (Add Cost Center Allocation).
Chọn Trung tâm chi phí chính (Main Cost Center). Đây là trung tâm chi phí người dùng sẽ chọn trên hóa đơn, bút toán tổng hợp và các giao dịch kế toán khác. Đặt Hiệu lực từ (Valid From) là ngày bắt đầu áp dụng quy tắc.
Trong bảng Tỷ lệ phân bổ (Cost Center Allocation Percentages), thêm từng trung tâm chi phí nhận và tỷ lệ của nó. Bấm biểu tượng bút chì khi cần mở một dòng để sửa chi tiết.
Lưu và Gửi. ERPNext chỉ áp dụng các quy tắc phân bổ đã Gửi.
Phân bổ thay đổi sổ cái thế nào
Giao dịch gốc vẫn hiện trung tâm chi phí chính. Khi ERPNext tạo bút toán sổ cái, nó thay trung tâm chi phí chính trên các dòng đủ điều kiện bằng các trung tâm chi phí nhận, và chia số tiền theo tỷ lệ đã Gửi.
Ví dụ một khoản chi 10.000 USD ghi vào Main - NET, với quy tắc phân bổ ở trên, các bút toán phía chi phí được chia như sau:
| Trung tâm chi phí nhận | Tỷ lệ | Số tiền phân bổ |
|---|---|---|
| Retail Operations - NET | 50% | 5.000 USD |
| Online Sales - NET | 30% | 3.000 USD |
| Corporate Sales - NET | 20% | 2.000 USD |
Tổng giao dịch không đổi. Chỉ phần phân loại theo trung tâm chi phí của bút toán liên quan được chia ra. Tài khoản phải trả, phải thu, ngân hàng hay tài khoản đối ứng khác vẫn hạch toán như bình thường.
Các trường quan trọng
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Trung tâm chi phí chính (Main Cost Center) | Trung tâm chi phí nhập trên giao dịch, kích hoạt việc phân bổ. |
| Công ty (Company) | Công ty sở hữu quy tắc phân bổ và các trung tâm chi phí. |
| Hiệu lực từ (Valid From) | Ngày đầu tiên quy tắc được áp dụng. |
| Trung tâm chi phí (Cost Center) | Trung tâm chi phí nhận, sẽ xuất hiện trên các bút toán sổ cái tạo ra. |
| Tỷ lệ (Percentage) | Phần chia cho trung tâm chi phí nhận đó. |
Kiểm tra kết quả
Sau khi Gửi một giao dịch dùng trung tâm chi phí chính, mở Sổ kế toán (Accounting Ledger) từ menu của chứng từ. Kiểm tra số tiền liên quan đã được chia đúng cho các trung tâm chi phí, và tổng các phần bằng số tiền gốc.
Bạn cũng có thể mở báo cáo sổ cái và lọc theo từng trung tâm chi phí nhận. Để so sánh theo kỳ, dùng báo cáo kết quả kinh doanh với bộ lọc trung tâm chi phí.
Thay đổi quy tắc phân bổ
Đừng sửa quy tắc phân bổ để thay đổi ý nghĩa của các giao dịch đã ghi sổ. Khi cơ sở phân bổ thay đổi, hãy tạo quy tắc mới với ngày Hiệu lực từ muộn hơn. Như vậy quy tắc báo cáo cho quá khứ và tương lai đều dễ hiểu.
ERPNext dùng quy tắc đã Gửi gần nhất còn áp dụng cho ngày giao dịch. Tránh đặt các quy tắc chồng chéo hoặc mơ hồ cho cùng một trung tâm chi phí chính.
Xử lý sự cố
Không lưu được tỷ lệ
Kiểm tra mọi dòng đều có trung tâm chi phí và tỷ lệ, và tổng tỷ lệ bằng đúng 100%.
Giao dịch không được chia
Kiểm tra quy tắc phân bổ đã Gửi, ngày Hiệu lực từ vào hoặc trước ngày hạch toán của giao dịch, và giao dịch dùng đúng trung tâm chi phí chính của quy tắc.
ERPNext không chấp nhận ngày Hiệu lực từ
Quy tắc mới không được bắt đầu trước bút toán sổ cái gần nhất đã ghi vào trung tâm chi phí chính đó. Dùng ngày muộn hơn và áp dụng quy tắc cho các giao dịch sau này.
Câu hỏi thường gặp
Không. Chứng từ nghiệp vụ vẫn là một giao dịch. ERPNext chỉ chia số tiền trên sổ cái theo trung tâm chi phí.
Không. Quy tắc phân bổ chỉ hoạt động trong một công ty. Dùng giao dịch liên công ty cho nghiệp vụ giữa các công ty.
Được. Tạo quy tắc mới với tỷ lệ đã sửa và ngày Hiệu lực từ muộn hơn.
Không. Người dùng chỉ chọn trung tâm chi phí chính. Quy tắc phân bổ đã Gửi tự điền các trung tâm chi phí nhận.