Trung tâm chi phí phân bổ
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Trung tâm chi phí phân bổ
Ví dụ: Nova Electronics Trading trả 10.000 USD mỗi tháng cho phần mềm dùng chung của hai đội. Retail Operations dùng phần lớn, Online Sales dùng phần còn lại. Nếu ghi toàn bộ hóa đơn cho Retail Operations, chi phí của đội này sẽ cao quá, còn Online Sales trông như dùng phần mềm miễn phí.
Nova có thể ghi hóa đơn một lần vào một trung tâm chi phí chính dùng chung. Sau đó một quy tắc phân bổ trung tâm chi phí chia 60% cho Retail Operations và 40% cho Online Sales. Hóa đơn gốc vẫn là một giao dịch, nhưng báo cáo quản trị hiện 6.000 USD cho Retail Operations và 4.000 USD cho Online Sales.
Trung tâm chi phí phân bổ (Distributed Cost Center) không phải một loại bản ghi riêng trong ERPNext. Đây là cách gọi kết quả kế toán khi ghi vào một trung tâm chi phí chính và để quy tắc phân bổ chia số tiền cho các trung tâm chi phí nhận.
Trước khi bắt đầu
- Tạo trung tâm chi phí chính và mọi trung tâm chi phí nhận trong cùng một công ty.
- Chọn tỷ lệ mà doanh nghiệp giải thích được, ví dụ số nhân viên, diện tích, doanh thu hoặc mức dùng phần mềm thực tế. Tổng tỷ lệ phải bằng 100%.
- Chọn ngày hiệu lực cẩn thận. ERPNext so Ngày hạch toán (Posting Date) của giao dịch với Hiệu lực từ (Valid From) để quyết định dùng quy tắc phân bổ nào.
Thiết lập phân bổ
Mở danh sách Phân bổ trung tâm chi phí (Cost Center Allocation) và chọn Thêm (Add Cost Center Allocation).
Chọn Trung tâm chi phí chính (Main Cost Center) dùng chung, Công ty (Company) và ngày Hiệu lực từ (Valid From).
Trong bảng phân bổ, thêm từng trung tâm chi phí nhận và tỷ lệ của nó. Lưu khi tổng đạt 100%.
Điều gì xảy ra trên giao dịch
Khi nhập một giao dịch kế toán được hỗ trợ, bạn chỉ chọn trung tâm chi phí chính. Cách này áp dụng được cho hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng hoặc bút toán tổng hợp. Không cần tự tính và nhập từng phần chia.
Khi giao dịch ghi sổ, ERPNext áp dụng quy tắc phân bổ còn hiệu lực vào ngày đó. Các bút toán sổ cái tạo ra mang các trung tâm chi phí nhận và phần chia đã tính. Phân bổ chỉ đổi phân loại báo cáo, không đổi nhà cung cấp, tổng hóa đơn, thuế hay số phải trả.
Kết quả ví dụ
| Bút toán | Trung tâm chi phí | Số tiền |
|---|---|---|
| Chọn trên giao dịch | Shared Services - NET | 10.000 USD |
| Phần được chia | Retail Operations - NET | 6.000 USD |
| Phần được chia | Online Sales - NET | 4.000 USD |
Dùng báo cáo kết quả kinh doanh với bộ lọc trung tâm chi phí để so chi phí của từng đội. Mở sổ cái khi cần xem từng dòng Nợ, Có đằng sau báo cáo. Số trên công nợ phải trả vẫn là 10.000 USD, vì công ty vẫn nợ nhà cung cấp trọn một hóa đơn.
Thay đổi tỷ lệ về sau
Khi tỷ lệ thay đổi, tạo quy tắc phân bổ mới với ngày Hiệu lực từ muộn hơn. Ví dụ, nếu Online Sales tăng trưởng, Nova có thể đổi tỷ lệ từ 60:40 thành 50:50 từ tháng sau. Quy tắc cũ vẫn còn để giải thích các giao dịch đã ghi theo cách chia cũ.
Đừng sửa các giao dịch cũ đã Gửi chỉ để áp quy tắc mới. Thống nhất ngày hiệu lực nghiệp vụ với tài chính trước khi đổi quy tắc.
Xử lý sự cố
Số tiền không được chia
Kiểm tra giao dịch dùng đúng trung tâm chi phí chính, ngày hạch toán vào hoặc sau ngày Hiệu lực từ của quy tắc, và quy tắc thuộc cùng công ty.
Không lưu được tỷ lệ
Kiểm tra mọi dòng đều có trung tâm chi phí nhận và tổng bằng đúng 100%.
Báo cáo chia không như mong đợi
Kiểm tra quy tắc phân bổ nào còn hiệu lực vào ngày hạch toán của giao dịch. Sau đó xem chứng từ và các bút toán sổ cái để biết trung tâm chi phí lưu trên từng dòng.
Câu hỏi thường gặp
Không. ERPNext giữ một hóa đơn, chỉ chia bút toán kế toán cho các trung tâm chi phí nhận.
Không. Trung tâm chi phí chính và các trung tâm chi phí nhận phải cùng một công ty. Khi các công ty cần tính phí cho nhau, dùng quy trình liên công ty.
Được. Tạo quy tắc phân bổ mới với tỷ lệ đã sửa và đúng ngày Hiệu lực từ. ERPNext dùng quy tắc áp dụng cho ngày hạch toán của từng giao dịch.