Tự động phân công yêu cầu hỗ trợ cho đội hỗ trợ trong ERPNext

Tự động hóa giúp chăm sóc khách hàng tốt hơn rõ rệt. Khi yêu cầu hỗ trợ (Issue) được phân công tự động, mỗi yêu cầu luôn có một nhân viên am hiểu sản phẩm phụ trách, và khách hàng được giải đáp nhanh hơn. Dưới đây là cách dùng Quy tắc phân công (Assignment Rule) để giảm tải cho đội hỗ trợ.

Trước hết, bạn cần thiết lập một tài khoản email để mọi email gửi đến được lưu thành yêu cầu hỗ trợ trong ERPNext.

1) Tạo tài khoản email: Cập nhật tên miền email và thiết lập địa chỉ email hỗ trợ của công ty trong Tài khoản email (Email Account). Xem hướng dẫn thiết lập email tại liên kết này.

2) Gắn vào Yêu cầu hỗ trợ: Đánh dấu ô Enable Incoming (nhận email đến) để nhận các email gửi đến địa chỉ này. Tại trường Append To, chọn loại chứng từ mà email đến sẽ được lưu thành. Ở đây, ta chọn Issue (Yêu cầu hỗ trợ).

Bạn chỉ cần cấu hình việc này một lần. Chỉ phải sửa lại khi đổi mật khẩu của địa chỉ email đó qua ứng dụng bên thứ ba. Từ đó, email gửi đến địa chỉ này sẽ tự xuất hiện trong danh sách yêu cầu hỗ trợ. Với Quy tắc phân công, bạn có thể sắp xếp lịch làm việc của đội hỗ trợ và bảo đảm mọi yêu cầu đang mở đều được xử lý kịp thời.

3) Thiết lập Quy tắc phân công:

4) ERPNext tự động phân công theo quy tắc đã đặt ở bước 3. Việc phân công diễn ra ngay khi một yêu cầu hỗ trợ được tạo hoặc cập nhật. Ảnh GIF dưới đây minh họa việc tự động phân công khi trạng thái của một yêu cầu được cập nhật:

Lưu ý: Khi cần, bạn có thể tắt hoặc sửa quy tắc:

Tương tự, bạn có thể tự động phân công khách hàng tiềm năng cho đội bán hàng để tăng tỷ lệ chuyển đổi. Nếu cần hỗ trợ thêm, hãy hỏi cộng đồng ERPNext tại đây.