Báo cáo chênh lệch ngân sách
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Báo cáo chênh lệch ngân sách
Công ty Nova duyệt ngân sách tiếp thị 120.000 USD, chia đều 10.000 USD mỗi tháng. Hết tháng 3, bộ phận tiếp thị đã chi 27.500 USD. Kế toán trưởng cần biết: chi tiếp thị đang vượt kế hoạch, dưới kế hoạch hay đúng kế hoạch?
Báo cáo chênh lệch ngân sách (Budget Variance Report) đặt ngân sách đã duyệt cạnh chi phí thực tế. Với mỗi kỳ, Nova thấy số kế hoạch, số đã ghi sổ qua các giao dịch kế toán và phần chênh lệch. Dấu dương hay âm của cột chênh lệch chỉ có ý nghĩa khi công ty đã thống nhất cách đọc dấu, nên trước hết hãy xem chi thực tế đang cao hơn hay thấp hơn ngân sách.
Trước khi bắt đầu
Tạo và Gửi ngân sách cho trung tâm chi phí, dự án hoặc chiều phân tích kế toán cần theo dõi. Số thực tế lấy từ các giao dịch đã Gửi, hạch toán vào cùng tài khoản, công ty, kỳ và đối tượng ngân sách.
Xem tình hình thực hiện ngân sách
- Mở Báo cáo chênh lệch ngân sách trong phân hệ Kế toán.
- Chọn Công ty (Company), Năm tài chính (Fiscal Year), Ngân sách theo (Budget Against) và tần suất báo cáo:
- Hàng tháng (Monthly) để rà soát vận hành;
- Hàng quý (Quarterly) hoặc Hàng năm (Yearly) để xem tổng quan.
Bật Hiện lũy kế (Show Cumulative) khi muốn so tổng ngân sách với tổng chi thực tế tính đến từng kỳ. Cách này hữu ích khi chi tiêu theo mùa vụ, không nên đánh giá riêng lẻ từng tháng.
Đọc kết quả
| Cột | Ý nghĩa |
|---|---|
| Ngân sách (Budget) | Số tiền ngân sách duyệt cho kỳ đó. |
| Thực tế (Actual) | Các bút toán chi phí đã Gửi, hạch toán vào đúng tài khoản và đối tượng ngân sách. |
| Chênh lệch (Variance) | Phần chênh giữa số kế hoạch và số thực tế. |
| Giá trị lũy kế | Ngân sách, số thực tế và chênh lệch cộng dồn đến hết kỳ đó. |
Nếu số thực tế có vẻ thiếu, mở sổ cái với cùng tài khoản, khoảng ngày và trung tâm chi phí. Một bút toán tổng hợp, hóa đơn mua hàng hay giao dịch chi phí đã Gửi khác chỉ được tính khi các chiều phân tích của nó khớp với ngân sách.
Xử lý sự cố
Báo cáo trống
Kiểm tra đã có ngân sách đã Gửi cho công ty, năm tài chính, tài khoản và đối tượng ngân sách đang chọn chưa. Báo cáo này đi từ ngân sách: chỉ có chi phí thực tế mà không có ngân sách thì không hiện dòng nào.
Số thực tế thấp hơn dự kiến
Kiểm tra các giao dịch bị thiếu có dùng trung tâm chi phí, dự án, tài khoản, ngày hạch toán hoặc chiều phân tích khác không. So báo cáo với sổ cái bằng đúng cùng bộ lọc.
Câu hỏi thường gặp
Không. Việc chặn hoặc cảnh báo do các chốt kiểm soát trong ngân sách thực hiện. Báo cáo chỉ cho biết tình hình sau khi giao dịch đã được đề nghị, cam kết hoặc ghi sổ.
Số từng tháng cho biết chuyện gì xảy ra trong một kỳ. Số lũy kế cho biết nhìn tổng thể công ty có còn trong kế hoạch không, dù thời điểm chi giữa các kỳ có lệch nhau.