Chuyển mặt hàng tồn kho thành mặt hàng tài sản cố định
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Chuyển mặt hàng tồn kho thành mặt hàng tài sản cố định
Nova Industries mua một máy tính xách tay để bán lại, nên nó được nhập kho như hàng tồn kho. Sau đó công ty quyết định giao máy này cho một nhân viên. Nó không còn là hàng để bán, nhưng chỉ cần chọn Là tài sản cố định (Is Fixed Asset) có thể khiến cùng một giá trị vừa nằm trong hàng tồn kho, vừa nằm trong tài sản cố định.
Việc điều chỉnh phải loại bỏ vị thế tồn kho đã được duyệt trước, rồi mới tạo mặt hàng tài sản cố định và bản ghi Tài sản với nguyên giá và khấu hao đầu kỳ đúng. Cách này giúp Sổ kho, Sổ cái và Sổ đăng ký tài sản không đếm chiếc máy tính hai lần.
Trước khi bắt đầu
Sao lưu site, xác định mọi giao dịch kho của mặt hàng, đối chiếu số lượng và giá trị tồn hiện tại, và thống nhất ngày điều chỉnh cùng các tài khoản với người phụ trách kế toán. Không dùng quy trình này để viết lại lịch sử hàng tồn kho bán thật.
Điều chỉnh vị thế tồn kho
- Dừng các giao dịch mới của mặt hàng trong thời gian điều chỉnh.
- Dùng Kiểm kê kho (Stock Reconciliation) phù hợp, hoặc một giao dịch kho được hỗ trợ, để đưa vị thế tồn kho về kết quả đã được duyệt.
- Kiểm tra tác động lên Sổ kho và Sổ cái.
- Nếu các giao dịch đã Gửi ngăn việc đổi loại mặt hàng, hãy tạo mặt hàng tài sản cố định mới thay vì ép sửa bản ghi hiện có. ERPNext chặn bằng thông báo "Cannot be a fixed asset item as Stock Ledger is created" khi mặt hàng đã có bút toán trong Sổ kho.
Cấu hình mặt hàng tài sản cố định
Bật Là tài sản cố định (Is Fixed Asset), chọn Nhóm tài sản (Asset Category) và quyết định các lần mua sau có tự tạo Tài sản hay không (Tự tạo tài sản khi mua (Auto create assets on purchase)). Mặt hàng tài sản cố định phải là mặt hàng không nhập kho (bỏ chọn Là mặt hàng kho (Is Stock Item)).
Tạo Tài sản
Tạo một Tài sản có Loại tài sản (Asset Type) là Existing Asset (tài sản có sẵn), với nguyên giá đã duyệt, ngày sẵn sàng sử dụng, khấu hao lũy kế đầu kỳ và số lần khấu hao đã ghi.
Ví dụ minh họa: máy tính xách tay giá 1.200 USD, sẵn sàng sử dụng từ 01/01/2025, khấu hao đường thẳng theo tháng trong 36 tháng, giá trị thanh lý 0. Mỗi tháng khấu hao 1.200 ÷ 36 = 33,33 USD. Nếu chuyển đổi tại ngày 31/12/2025, đã có 12 lần khấu hao: khấu hao lũy kế đầu kỳ = 12 × 1.200 ÷ 36 = 400 USD và số lần khấu hao đã ghi = 12. ERPNext chỉ lập lịch cho 24 lần còn lại. Khấu hao lũy kế đầu kỳ không được vượt giá trị phải khấu hao (nguyên giá trừ giá trị thanh lý), và nếu nhập khấu hao lũy kế thì bắt buộc nhập số lần khấu hao đã ghi.
Kiểm tra việc điều chỉnh
Xác nhận số lượng tồn kho không còn bị ghi nhầm, Tài sản xuất hiện trong sổ đăng ký, giá trị đầu kỳ và khấu hao khớp nhau, và không có khoản chi phí nào bị đếm hai lần.
Xử lý sự cố
Không bật được Là tài sản cố định
Mặt hàng đã có giao dịch kho đã Gửi hoặc có số lượng. Hãy tạo mặt hàng tài sản cố định mới và dùng các bút toán kế toán có kiểm soát thay vì ép bật cờ này.
Nguyên giá tài sản xuất hiện ở cả kho lẫn tài sản cố định
Đảo hoặc sửa phía tồn kho, rồi đối chiếu Sổ kho, Sổ cái và Sổ đăng ký tài sản cố định cùng một ngày.
Thiếu khấu hao đầu kỳ
Nhập khấu hao lũy kế đầu kỳ đã được duyệt và số lần khấu hao đã ghi trên Tài sản có sẵn trước khi Gửi lần cuối.
Câu hỏi thường gặp
Thường thì tạo mặt hàng tài sản cố định mới an toàn hơn, vì các giao dịch hàng tồn kho trong quá khứ phải còn hợp lệ.
Bút toán tổng hợp có thể sửa các tài khoản nhưng không tạo lịch sử vận hành của Tài sản và không loại số lượng khỏi kho. Hãy dùng đủ quy trình có kiểm soát.
Dùng ngày mua gốc và ngày sẵn sàng sử dụng đã được duyệt, cùng khấu hao đầu kỳ tính đến ngày chuyển đổi hoặc ngày chốt điều chỉnh.