Xử lý khoản khách hàng trả thừa
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Xử lý khoản khách hàng trả thừa
Khi khách hàng trả nhiều hơn số còn nợ của hóa đơn, chỉ phân bổ đúng số tiền tất toán hóa đơn. Để phần thừa ở trạng thái chưa phân bổ, coi là tiền khách hàng ứng trước. Sau đó dùng phần này cho hóa đơn sau, hoặc hoàn lại bằng một phiếu chi đã được duyệt.
Trước khi bắt đầu
Kiểm tra lại:
- công ty và loại tiền;
- tài khoản phải thu;
- tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt.
Chỉ dùng chứng từ gốc đã Gửi. Giữ sẵn số tham chiếu ngân hàng hoặc giấy báo chuyển tiền.
Ghi nhận khoản trả thừa
- Ghi toàn bộ số tiền nhận được vào một phiếu thu (Payment Entry).
- Trong bảng Tham chiếu (References), phân bổ đúng số còn nợ của hóa đơn.
- Để phần còn lại chưa phân bổ.
- Dùng đối chiếu thanh toán để cấn trừ phần này vào hóa đơn sau, hoặc tạo khoản hoàn tiền có kiểm soát.
- Xem lại sổ công nợ của khách hàng sau khi phân bổ hoặc hoàn tiền.
Các trường quan trọng
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Số tiền đã trả (Paid Amount) | Toàn bộ số tiền nhận được. |
| Số phân bổ (Allocated Amount) | Số tiền dùng để tất toán các hóa đơn hiện tại. |
| Số chưa phân bổ (Unallocated Amount) | Số dư có của khách hàng, dùng sau. |
| Đối tượng (Party) | Khách hàng sở hữu số dư này. |
| Số tham chiếu (Reference No) | Chứng từ ngân hàng của khoản trả thừa. |
Sau khi Gửi hoặc xử lý
ERPNext cập nhật các bút toán liên quan và, nếu có, số còn nợ hoặc số chưa phân bổ. Kiểm tra sổ cái, sổ công nợ của đối tượng và trạng thái chứng từ gốc trước khi coi việc xử lý đã xong. Chứng từ Nháp chưa ảnh hưởng đến sổ cái.
Xử lý sự cố
Phần trả thừa không hiện trên hóa đơn sau
Kiểm tra phần này vẫn chưa phân bổ, và thuộc cùng khách hàng, công ty, loại tiền, tài khoản phải thu. Với hóa đơn Nháp, bấm Lấy tiền ứng trước (Get Advances Received). Với hóa đơn đã Gửi, dùng đối chiếu thanh toán.
Phụ phí cổng thanh toán bị hiện thành tiền khách hàng ứng trước
ERPNext coi mọi khoản nhận vượt số phân bổ cho hóa đơn là số chưa phân bổ. Nếu phần dư đó là doanh thu hoặc phí thu lại, không phải tiền của khách hàng, hãy xuất hóa đơn hoặc ghi nhận nó bằng chứng từ phù hợp thay vì để chưa phân bổ.
Phần trả thừa bị phân bổ nhầm hóa đơn
Nếu chỉ sai phân bổ, dùng hủy đối chiếu (Unreconcile Payments) rồi đối chiếu thanh toán lại. Nếu sai số tiền, đối tượng hoặc tài khoản, hãy Hủy rồi Sửa đổi (Amend) phiếu thu.
Câu hỏi thường gặp
Phân bổ đúng số tiền hóa đơn, để phần còn lại chưa phân bổ. ERPNext có thể coi số dư này là tiền ứng trước dùng được cho chính khách hàng đó.
Được. Lập phiếu chi trả lại cho khách hàng, hoặc một bút toán điều chỉnh đã duyệt, để tất toán số dư này. Giữ nguyên phiếu thu gốc và ghi rõ lý do hoàn tiền.
Không đổi đối tượng trên phiếu thu gốc. Nếu số dư đó thực sự thuộc về đối tượng khác, dùng một bút toán tổng hợp đã được duyệt để chuyển số dư, kèm diễn giải rõ ràng.
Không, cho đến khi được phân bổ. Đối tượng có thể đang có số dư có tổng thể trong khi từng hóa đơn vẫn còn nợ.