Một khoản thanh toán cho nhiều hóa đơn
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Một khoản thanh toán cho nhiều hóa đơn
Một lần nhận hoặc chuyển tiền qua ngân hàng có thể thanh toán nhiều hóa đơn. Hãy ghi thành một phiếu thu/chi (Payment Entry) và dùng bảng Tham chiếu (References) để thể hiện rõ số tiền được chia cho từng hóa đơn thế nào.
Trước khi bắt đầu
Kiểm tra lại:
- công ty và loại tiền;
- tài khoản phải thu hoặc phải trả;
- tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt.
Chỉ dùng chứng từ gốc đã Gửi. Giữ sẵn số tham chiếu ngân hàng hoặc giấy báo chuyển tiền.
Thanh toán nhiều hóa đơn bằng một phiếu
- Tạo phiếu thu/chi cho đúng đối tượng.
- Nhập số tiền thực nhận/thực chi qua ngân hàng và số tham chiếu.
- Bấm Lấy hóa đơn còn nợ (Get Outstanding Invoices).
- Chọn các hóa đơn có trong giấy báo chuyển tiền và nhập số phân bổ cho từng hóa đơn.
- Ghi rõ mọi khoản chiết khấu, phí, khấu trừ thuế hoặc chênh lệch tỷ giá.
- Kiểm tra các số tổng rồi Gửi.
Các trường quan trọng
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Số còn nợ (Outstanding Amount) | Số dư còn có thể cấn trừ trên từng hóa đơn. |
| Số phân bổ (Allocated Amount) | Phần của phiếu này gán cho hóa đơn. |
| Tổng số phân bổ (Total Allocated Amount) | Tổng số phân bổ trên các dòng tham chiếu. |
| Số chưa phân bổ (Unallocated Amount) | Phần tiền còn lại để phân bổ sau. |
| Số chênh lệch (Difference Amount) | Khoản cần giải thích bằng bút toán. |
Sau khi Gửi hoặc xử lý
ERPNext cập nhật các bút toán liên quan và, nếu có, số còn nợ hoặc số chưa phân bổ. Kiểm tra sổ cái, sổ công nợ của đối tượng và trạng thái chứng từ gốc trước khi coi việc xử lý đã xong. Chứng từ Nháp chưa ảnh hưởng đến sổ cái.
Xử lý sự cố
Chọn dòng hóa đơn nhưng số tiền thanh toán không đổi
Nhập số tiền thanh toán thực tế, giữ các dòng hóa đơn cần thanh toán và nhập số phân bổ cho từng dòng. Chỉ chọn dòng thì ERPNext không tính lại số tiền ngân hàng.
Tổng phân bổ lớn hơn số tiền thanh toán
Giảm số phân bổ ở một hoặc vài dòng để tổng không vượt số tiền thanh toán. Không sửa tổng tiền hóa đơn: phần chưa trả sẽ tự giữ lại là số còn nợ.
Thiếu một hóa đơn trong danh sách
Kiểm tra mọi hóa đơn có cùng đối tượng, công ty, tài khoản phải thu hoặc phải trả, và loại tiền tương thích. Kiểm tra hóa đơn đã Gửi và vẫn còn số còn nợ.
Câu hỏi thường gặp
Chỉ khi loại chứng từ đó có trong danh sách tham chiếu của phiếu. Sau khi Gửi, kiểm tra lại số còn nợ. Với trường hợp hóa đơn trả lại phức tạp, nên dùng đối chiếu thanh toán và kiểm tra sổ công nợ của đối tượng.
Không. Phiếu thu/chi chuẩn chỉ có một đối tượng. Ghi riêng một phiếu cho mỗi khách hàng, rồi đối chiếu chúng với khoản tiền gộp trên sao kê ngân hàng nếu cần.
Được. Nhập số phân bổ một phần cho từng dòng. ERPNext giữ phần còn lại là số còn nợ.
Làm theo giấy báo chuyển tiền của khách hàng. Nếu không có, áp dụng quy định đã ghi thành văn bản của công ty, ví dụ hóa đơn đến hạn sớm nhất trước, và lưu lại căn cứ.