Đối chiếu tiền ứng trước cho nhà cung cấp
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Đối chiếu tiền ứng trước cho nhà cung cấp
Tiền ứng trước cho nhà cung cấp ở trạng thái chưa phân bổ cho đến khi có hóa đơn mua hàng. Hãy đối chiếu khoản ứng trước với hóa đơn để số dư nhà cung cấp và số còn nợ của hóa đơn đúng.
Trước khi bắt đầu
Kiểm tra lại:
- công ty và loại tiền;
- tài khoản phải trả;
- tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt.
Chỉ dùng chứng từ gốc đã Gửi. Giữ sẵn số tham chiếu ngân hàng hoặc giấy báo chuyển tiền.
Đối chiếu tiền ứng trước với hóa đơn mua hàng
- Kiểm tra phiếu chi ứng trước (Payment Entry) đã Gửi và vẫn còn số chưa phân bổ.
- Mở Đối chiếu thanh toán (Payment Reconciliation), chọn loại đối tượng là Nhà cung cấp (Supplier) và chọn nhà cung cấp cần đối chiếu.
- Tải khoản ứng trước chưa phân bổ và hóa đơn mua hàng còn nợ.
- Nhập số tiền phân bổ rồi bấm đối chiếu.
- Kiểm tra số còn nợ của hóa đơn mua hàng và sổ công nợ của nhà cung cấp.
Các trường quan trọng
| Trường | Ý nghĩa |
|---|---|
| Khoản thanh toán chưa phân bổ (Unallocated Payment) | Tiền ứng trước còn có thể phân bổ. |
| Hóa đơn mua hàng (Purchase Invoice) | Hóa đơn của nhà cung cấp được cấn trừ khoản ứng trước. |
| Số phân bổ (Allocated Amount) | Số tiền được liên kết khi đối chiếu. |
| Ngày ghi sổ (Posting Date) | Ngày ghi nhận ảnh hưởng của việc đối chiếu. |
| Chênh lệch (Difference) | Số dư còn lại sau khi phân bổ. |
Sau khi Gửi hoặc xử lý
ERPNext cập nhật các bút toán liên quan và, nếu có, số còn nợ hoặc số chưa phân bổ. Kiểm tra sổ cái, sổ công nợ của đối tượng và trạng thái chứng từ gốc trước khi coi việc xử lý đã xong. Chứng từ Nháp chưa ảnh hưởng đến sổ cái.
Xử lý sự cố
Không thấy khoản ứng trước cho nhà cung cấp
Kiểm tra phiếu chi đã Gửi, cùng nhà cung cấp và công ty, dùng tài khoản phải trả tương thích hoặc tài khoản ứng trước đã thiết lập, và vẫn còn số chưa phân bổ.
Hóa đơn mua hàng không lấy được khoản ứng trước
Kiểm tra hóa đơn có được tạo từ đơn mua hàng mà phiếu ứng trước tham chiếu không. Với hóa đơn đã Gửi, dùng đối chiếu thanh toán thay cho bảng tiền ứng trước trên hóa đơn Nháp.
Nhà cung cấp có nhiều khoản ứng trước và đã chọn nhầm
Trước khi xử lý, so số tham chiếu, ngày, đơn hàng, loại tiền và số chưa phân bổ. Nếu đã chọn nhầm, hủy đối chiếu rồi phân bổ lại.
Câu hỏi thường gặp
Không bắt buộc. Khoản ứng trước có thể để chưa phân bổ theo nhà cung cấp. Tuy vậy, liên kết với đơn mua hàng giúp dễ truy vết và dễ ghép ở các bước sau.
Được. Có thể phân bổ từng phần cho các hóa đơn hợp lệ của cùng nhà cung cấp, cùng tài khoản tương thích.
Chỉ phân bổ đúng số tiền trên hóa đơn. Phần còn lại vẫn là số dư nhà cung cấp nợ mình, cho đến khi được cấn trừ vào hóa đơn khác hoặc được hoàn lại.
Dùng cấu hình tài khoản ứng trước riêng mà ERPNext hỗ trợ. Bút toán thủ công ghi vào một tài khoản tài sản không liên quan sẽ không tự hiện trong đối chiếu thanh toán chuẩn.