Hóa đơn bán hàng không có mặt hàng
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Hóa đơn bán hàng không có mặt hàng
ERPNext cho phép xuất hóa đơn cho một khoản phí phát sinh một lần mà không cần chọn mã mặt hàng. Nhập các thông tin cần thiết trực tiếp vào dòng hàng của Hóa đơn bán hàng. Chỉ nên dùng khi thật cần, vì có Mặt hàng thì báo cáo, thuế, đơn vị tính (UOM), tài khoản doanh thu và giá sẽ nhất quán hơn.
Trước khi bắt đầu
Kiểm tra:
- Khách hàng, công ty, loại tiền và tài khoản phải thu.
- Tài khoản doanh thu (Income Account), trung tâm chi phí, đơn vị tính và cách tính thuế đúng cho khoản phí.
- Quy định kiểm soát của tổ chức có bắt buộc mọi dòng hóa đơn phải có mặt hàng trong danh mục không.
- Quyền tạo và Gửi Hóa đơn bán hàng.
Nếu khoản phí này nhiều khả năng lặp lại, hãy tạo mặt hàng dịch vụ hoặc phí không quản lý tồn kho.
Tạo hóa đơn bán hàng không có mã mặt hàng
- Mở danh sách Hóa đơn bán hàng và chọn Thêm Hóa đơn bán hàng (Add Sales Invoice).
- Chọn khách hàng.
- Đặt ngày hạch toán (Posting Date), ngày đến hạn (Due Date) và công ty.
- Trong bảng Mặt hàng, thêm một dòng.
- Bấm biểu tượng cây bút được đánh dấu để mở đầy đủ dòng hàng.
- Để trống Mã mặt hàng (Item Code).
- Nhập tên mặt hàng, mô tả, số lượng, đơn vị tính, đơn giá và tài khoản doanh thu.
- Điền trung tâm chi phí và các trường thuế mà cấu hình của bạn yêu cầu.
- Xem lại tổng tiền, lưu và Gửi.
Vì không có mã mặt hàng, chấm tròn báo tồn kho trên các dòng hàng thông thường không áp dụng ở đây.
Thông tin cần có trên dòng hàng
| Trường | Mục đích |
|---|---|
| Tên mặt hàng (Item Name) | Nhãn ngắn của khoản phí, dùng khi in và báo cáo |
| Mô tả (Description) | Giải thích đầy đủ hiển thị trên hóa đơn |
| Số lượng (Quantity) | Số đơn vị được tính tiền |
| Đơn vị tính (UOM) | Đơn vị để hiểu số lượng |
| Đơn giá (Rate) | Giá mỗi đơn vị |
| Tài khoản doanh thu (Income Account) | Tài khoản doanh thu được ghi có khi lập hóa đơn |
| Trung tâm chi phí (Cost Center) | Chiều tổ chức dùng cho báo cáo |
Có thể xuất hiện thêm các trường bắt buộc khác do chiều phân tích kế toán, quy tắc thuế hoặc tùy biến.
Ví dụ
Nova Electronics Trading cần tính tiền một khoản Dịch vụ xử lý khẩn phát sinh một lần:
| Trường | Giá trị |
|---|---|
| Tên mặt hàng | Dịch vụ xử lý khẩn |
| Số lượng | 1 |
| Đơn vị tính | Nos |
| Đơn giá | 1.250.000 đ |
| Tài khoản doanh thu | Service Revenue |
Sau khi Gửi, Hóa đơn bán hàng tạo các bút toán phải thu và doanh thu như thông thường. Hóa đơn không tạo phát sinh tồn kho.
Tạo Hóa đơn bán hàng trả lại (Credit Note) không có mã mặt hàng
Nên tạo phiếu trả lại gắn với hóa đơn gốc để giữ liên kết kiểm toán.
- Mở Hóa đơn bán hàng đã Gửi.
- Tạo một phiếu trả lại hoặc Credit Note.
- Kiểm tra Là hàng trả lại (Is Return) và hóa đơn tham chiếu.
- Nhập dòng một lần với số lượng âm, hoặc dùng giá trị trả lại được chuyển sang.
- Xem lại các tài khoản và Gửi.
Đừng tạo một hóa đơn âm không liên quan khi đã có thể tạo phiếu trả lại liên kết.
Khi nào nên tạo mặt hàng
Hãy tạo mặt hàng không quản lý tồn kho khi:
- Khoản phí sẽ dùng nhiều lần.
- Cần thuế hoặc tài khoản doanh thu nhất quán.
- Người dùng cần báo cáo theo mặt hàng.
- Có Giá mặt hàng tiêu chuẩn.
- Khoản phí xuất hiện trong báo giá hoặc Đơn bán hàng.
Xử lý sự cố
| Vấn đề | Cần kiểm tra |
|---|---|
| Không lưu được hóa đơn | Điền đủ tên mặt hàng, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, tài khoản doanh thu, trung tâm chi phí và các chiều bắt buộc khác |
| Xuất hiện kiểm tra tồn kho | Kiểm tra dòng không phải mặt hàng kho và hóa đơn không yêu cầu cập nhật kho |
| Thuế sai | Xem lại mẫu thuế, cách dùng Mẫu thuế mặt hàng và cách phân loại khoản phí |
| Báo cáo không nhất quán | Tạo một mặt hàng không quản lý tồn kho để dùng lại |
| Credit Note không đảo ngược hóa đơn gốc | Tạo từ hóa đơn đã Gửi và kiểm tra tham chiếu trả lại |
Câu hỏi thường gặp
Không. Không thể tạo bút toán sổ kho có ý nghĩa nếu không có mặt hàng kho. Hãy dùng mặt hàng khi có liên quan đến hàng tồn kho.
Được, nhưng nếu dịch vụ được bán thường xuyên thì nên tạo mặt hàng dịch vụ không quản lý tồn kho để dùng lại.
Có. Khi Gửi, hệ thống dùng tài khoản doanh thu đã chọn và tài khoản phải thu.
Trang này chỉ nói về Hóa đơn bán hàng. Với chu trình bán hàng nhiều bước cần kiểm soát chặt, hãy dùng mặt hàng đầy đủ.