Ghi nhận Incoterm và địa điểm giao hàng quy định
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Ghi nhận Incoterm và địa điểm giao hàng quy định
Dùng Incoterm và Địa điểm giao hàng quy định (Named Place) để ghi lại điều kiện thương mại và địa điểm đã thỏa thuận trên các giao dịch mua bán. Hai trường này cho biết bối cảnh thương mại về trách nhiệm giao hàng, chi phí và chuyển giao rủi ro.
ERPNext chỉ ghi lại thỏa thuận. Hệ thống không diễn giải nghĩa vụ pháp lý, không tự tính mọi khoản cước vận chuyển hay bảo hiểm, và không thay thế hợp đồng đầy đủ.
Trước khi bắt đầu
Xác nhận:
- Phiên bản Incoterm và điều kiện đã thỏa thuận với đối tác.
- Cảng, bến, kho, thành phố hoặc địa điểm cụ thể đã thống nhất.
- Tiền tệ, cước vận chuyển, bảo hiểm, thuế và điều khoản giao hàng.
- Điều kiện đó có phù hợp với phương thức vận chuyển không.
Hãy xin tư vấn thương mại hoặc pháp lý khi chọn điều kiện. Chỉ ghi mã viết tắt mà không có địa điểm quy định thì chưa đủ cho nhiều trường hợp thực tế.
Thêm Incoterm vào giao dịch
Các trường này có trên những chứng từ được hỗ trợ như Báo giá, Đơn bán hàng, Phiếu xuất kho, Hóa đơn bán hàng, Đơn mua hàng và Hóa đơn mua hàng.
- Mở hoặc tạo giao dịch.
- Tìm mục vận chuyển hoặc điều khoản.
- Chọn Incoterm đã thỏa thuận.
- Nhập đầy đủ Địa điểm giao hàng quy định (Named Place).
- Kiểm tra cước vận chuyển, thuế, địa chỉ giao hàng và Điều khoản và điều kiện có thống nhất với nhau.
- Lưu.
Ví dụ: CIP, Sân bay quốc tế Seattle-Tacoma, Seattle, WA, Hoa Kỳ, Incoterms 2020.
Hãy ghi chi tiết địa điểm theo yêu cầu của hợp đồng. Tránh giá trị mơ hồ như chỉ “Hoa Kỳ” hoặc “Cảng”.
Hiểu hai trường này
| Trường | Cần ghi gì |
|---|---|
| Incoterm | Mã điều kiện thương mại chuẩn mà các bên đã thỏa thuận |
| Địa điểm giao hàng quy định | Địa điểm chính xác đã thống nhất, gắn với điều kiện đó |
Ý nghĩa của địa điểm phụ thuộc vào điều kiện được chọn. Với điều kiện này, đó có thể là nơi giao hàng; với điều kiện khác, đó có thể là điểm đến mà các chi phí nhất định được trả tới. Đừng suy ra mọi nghĩa vụ chỉ từ địa điểm.
Giữ nhất quán trong chu trình bán hàng
Khi tạo các chứng từ phía sau, hãy kiểm tra Incoterm và Địa điểm giao hàng quy định vẫn khớp với thỏa thuận mới nhất.
Nếu thỏa thuận thay đổi sau khi đã Gửi Đơn bán hàng:
- Dùng quy trình sửa đổi hoặc cập nhật sau khi Gửi được hỗ trợ.
- Lưu lại bằng chứng phê duyệt.
- Cập nhật các chứng từ phía sau chưa Gửi.
- Dùng chứng từ thương mại sửa đổi khi cần.
Đừng ghi đè một thỏa thuận lịch sử đã hoàn tất chỉ để hiện điều kiện mới nhất.
Cước vận chuyển, bảo hiểm và hạch toán
Các trường Incoterm không tự tạo mọi khoản phí liên quan hay bút toán kế toán. Hãy cấu hình cước vận chuyển qua phí giao hàng, thuế, chi phí mua hàng phân bổ (landed cost) hoặc hóa đơn nhà cung cấp, tùy giao dịch và chính sách kế toán.
Với mua hàng nhập kho, Phiếu phân bổ chi phí mua hàng (Landed Cost Voucher) có thể cần dùng khi cần đưa các chi phí bổ sung vào giá trị hàng tồn kho.
Điều khoản và bản in
Dùng Điều khoản và điều kiện (Terms and Conditions) để ghi đầy đủ nội dung thương mại, phiên bản Incoterm, trách nhiệm, các khoản loại trừ và yêu cầu về chứng từ.
Kiểm tra Mẫu in (Print Format) để Incoterm và Địa điểm giao hàng quy định hiện trên chứng từ gửi cho khách hàng hoặc nhà cung cấp.
Xử lý sự cố
| Vấn đề | Cần kiểm tra |
|---|---|
| Không thấy Địa điểm giao hàng quy định | Chọn Incoterm trước |
| Chứng từ phía sau còn điều kiện cũ | Xem lại giá trị được chuyển sang và chứng từ nguồn có được sửa đổi không |
| Cước vận chuyển không được tính | Cấu hình phí riêng; Incoterm chỉ mang tính mô tả |
| Bản in không có các trường này | Cập nhật Mẫu in |
| Người dùng chọn điều kiện không nhất quán | Thêm bước phê duyệt, đào tạo hoặc dùng Quy trình phê duyệt (Workflow) để xem xét điều kiện thương mại |
Câu hỏi thường gặp
Không. Người dùng phải chọn điều kiện mà các bên đã thỏa thuận.
Không. Vai trò của nó phụ thuộc vào Incoterm được chọn.
Không. Hãy cấu hình riêng các khoản phí và hạch toán liên quan.
Nên. Ghi phiên bản đã thỏa thuận trong Điều khoản và điều kiện, hoặc một trường hay mẫu in được kiểm soát khác.