Mã hóa mặt hàng
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Mã hóa mặt hàng
Nếu bạn đã có doanh nghiệp với nhiều mặt hàng vật lý, nhiều khả năng bạn đã có hệ thống mã hàng. Nếu chưa, bạn có thể chọn. Nên mã hóa khi có nhiều sản phẩm tên dài hoặc phức tạp. Nếu chỉ có ít sản phẩm tên ngắn, nên để Mã mặt hàng (Item Code) trùng với Tên mặt hàng (Item Name).
Mã hóa mặt hàng là chủ đề dễ gây tranh cãi. Theo kinh nghiệm của đội ERPNext, khi số mặt hàng vượt một quy mô nhất định, quản lý mà không có mã hóa trở nên rất khó.
1. Lợi ích
- Cách đặt tên thống nhất.
- Ít trùng lặp hơn.
- Định nghĩa rõ ràng.
- Dễ kiểm tra nhanh xem đã có mặt hàng tương tự chưa.
- Tên mặt hàng ngày càng dài khi thêm nhiều loại, còn mã thì ngắn.
2. Khó khăn
- Phải nhớ các mã.
- Người mới khó làm quen hơn.
- Luôn phải tạo mã mới.
3. Ví dụ
Hãy có một bảng hướng dẫn mã hóa đơn giản thay vì đánh số tuần tự. Mỗi chữ cái nên mang một ý nghĩa. Ví dụ, nếu doanh nghiệp bạn làm đồ nội thất gỗ, có thể mã hóa như sau.
Bảng tóm tắt mã hóa mặt hàng (mẫu)
Chữ cái đầu: "Vật liệu"
- W: Gỗ (Wood)
- H: Ngũ kim (Hardware)
- G: Kính (Glass)
- U: Bọc nệm (Upholstery)
- P: Nhựa (Plastic)
Chữ cái thứ hai: "Loại"
Với gỗ (Wood):
- S: Tấm (Sheet)
- B: Thanh (Bar)
- L: Thanh chữ L (L-section)
- M: Đúc/ép khuôn (Molded)
- R: Tròn (Round)
Với ngũ kim (Hardware):
- S: Vít (Screw)
- N: Đai ốc (Nut)
- W: Vòng đệm (Washer)
- B: Giá đỡ (Bracket)
Ký tự thứ ba: "Kích thước"
- 0: dưới 1 mm
- 1: từ 1 mm đến 5 mm
- 2: từ 5 mm đến 10 mm
- 3: từ 10 mm đến 10 cm
Các ký tự cuối có thể là số thứ tự. Nhìn mã WM304, bạn biết đó là gỗ đúc khuôn (W, M), kích thước từ 10 mm đến 10 cm (3).
4. Chuẩn hóa
Khi nhiều người cùng đặt tên mặt hàng, cách đặt sẽ khác nhau. Thậm chí một người cũng có thể quên mình đã đặt tên thế nào và tạo trùng, ví dụ "Wooden Sheet 3mm" hay "3mm Sheet of Wood"?
5. Tinh gọn chủng loại
Nên hạn chế số chủng loại mặt hàng để giữ tồn kho thấp và công việc quản lý gọn hơn. Khi lên kế hoạch cho sản phẩm mới và muốn biết mình đã mua linh kiện đó cho sản phẩm khác chưa, mã mặt hàng giúp nhanh chóng xác định có đang dùng nguyên liệu tương tự hay không.
Đầu tư nhỏ này giúp bạn tinh gọn mọi thứ khi doanh nghiệp lớn lên. Tuy vậy, nếu có ít mặt hàng thì không mã hóa cũng được.