Lỗi Value Out of Sync: đồng bộ số dư kho và số dư tài khoản kho
Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Lỗi Value Out of Sync: đồng bộ số dư kho và số dư tài khoản kho
Khi Kê khai thường xuyên (Perpetual Inventory) được bật, ERPNext giữ cho sổ kho và sổ cái kế toán luôn khớp nhau. Nếu số dư kho và số dư tài khoản kho không khớp (theo công ty, tài khoản hoặc kho hàng), ERPNext dừng giao dịch và hiện thông báo Value Out of Sync (giá trị không đồng bộ).
Thường là do các bút toán kho hoặc kế toán cũ đã tạo chênh lệch giữa giá trị tồn kho và số dư tài khoản kho tương ứng. Bạn phải xử lý chênh lệch này trước khi ghi sổ tiếp các giao dịch.
Vì sao xảy ra
Với Kê khai thường xuyên, mỗi lần kho biến động đều kéo theo hạch toán. Ví dụ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu kho hoặc hóa đơn bán hàng có cập nhật kho đều cập nhật cả kho lẫn tài khoản. Nếu một bên bị sửa, hủy, ghi sổ lại hoặc điều chỉnh mà bên kia không khớp theo, hai số dư sẽ lệch nhau.
ERPNext hiện thông báo này để giao dịch mới không bị ghi chồng lên một giá trị tồn kho hoặc số dư tài khoản kho sai.
Cách xử lý
- Đọc kỹ thông báo, xác định công ty, tài khoản kho, kho hàng và số tiền chênh lệch.
- Bấm Tạo bút toán tổng hợp (Create Journal Entry) ngay trong thông báo.
- Xem lại các tài khoản và số tiền trong bút toán tổng hợp ERPNext vừa tạo.
- Bổ sung thông tin còn thiếu, ví dụ trung tâm chi phí hoặc các chiều phân tích kế toán bắt buộc.
- Lưu và Gửi bút toán tổng hợp.
- Thử lại giao dịch vừa bị báo lỗi.
Bút toán tổng hợp này điều chỉnh số dư kế toán cho khớp với số dư trong sổ kho. Sau khi Gửi, ERPNext sẽ cho giao dịch tiếp tục.
Trước khi Gửi bút toán tổng hợp
- Kiểm tra tài khoản kho trong bút toán tổng hợp đúng là tài khoản nêu trong thông báo.
- Xác nhận ghi Nợ hay ghi Có cho đúng theo chênh lệch trong thông báo.
- Xem các chiều phân tích như trung tâm chi phí, dự án, sổ tài chính (nếu đã bật).
- Nếu chênh lệch lớn hoặc bất thường, rà soát các giao dịch kho và kế toán gần đây trước khi Gửi bút toán điều chỉnh.
Sau khi điều chỉnh
Khi bút toán tổng hợp đã Gửi, mở lại chứng từ ban đầu rồi Lưu hoặc Gửi lại. Nếu thông báo tương tự xuất hiện cho tài khoản, kho hàng hoặc công ty khác, lặp lại cách xử lý cho đúng khoản chênh lệch đó.
Nếu lỗi cứ quay lại, kiểm tra xem các lần tính lại giá trị tồn kho (repost), chứng từ đã hủy, giao dịch ghi lùi ngày hoặc bút toán kế toán tự tạo có đang tác động lên cùng tài khoản kho đó không.