ERPNext tiếng Việt
Sổ cái, bút toán nhật ký và điều chỉnhChiết khấu và điều chỉnh

Nút tạo bút toán chênh lệch

Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Nút tạo bút toán chênh lệch

Nút Tạo bút toán chênh lệch (Make Difference Entry) giúp hoàn tất một bút toán tổng hợp chưa cân. ERPNext tính chênh lệch giữa tổng Nợ và tổng Có, thêm một dòng mới với đúng số tiền đó và để trống ô tài khoản cho bạn chọn.

Đây chỉ là công cụ hỗ trợ cân bút toán, không phải một giao dịch riêng và không tự sửa lỗi. Bạn phải hiểu vì sao có chênh lệch và chọn tài khoản phản ánh đúng khoản đó. Nếu số tiền gốc, tỷ giá, thuế hoặc tài khoản ban đầu bị sai, hãy sửa chỗ sai thay vì giấu lỗi vào một tài khoản chênh lệch.

Ví dụ: Nova Electronics Trading chi 1.000 USD từ ngân hàng. Chi phí bảo trì văn phòng là 990 USD, ngân hàng thu phí 10 USD. Hai dòng đầu vì vậy chưa cân. Tạo bút toán chênh lệch thêm dòng Nợ 10 USD còn thiếu, sau đó người dùng chọn tài khoản Bank Charges - NET.

Tài khoảnNợCóÝ nghĩa
Office Maintenance Expenses990,00 USD0,00 USDChi phí chính đã trả.
Bank Charges10,00 USD0,00 USDPhí ngân hàng trừ riêng.
Nova Operating Bank0,00 USD1.000,00 USDTổng số tiền ngân hàng giảm.
Tổng1.000,00 USD1.000,00 USDBút toán đã cân.

Trước khi bắt đầu

  1. Bạn biết nguyên nhân gây lệch và có chứng từ cho số tiền đó.
  2. Tài khoản đúng đã có trong hệ thống tài khoản của công ty. Dùng tài khoản chi tiết (không phải tài khoản tổng hợp) thuộc công ty đã chọn.
  3. Ngày hạch toán (Posting Date) thuộc kỳ còn mở, đúng năm tài chính và kỳ kế toán dự định.
  4. Trung tâm chi phí, dự án, sổ tài chính hoặc chiều phân tích kế toán cần dùng đều đã có.
  5. Với bút toán ngân hàng, bạn có số tham chiếu và ngày giao dịch ngân hàng. Với khoản thu của khách hàng hoặc chi cho nhà cung cấp thông thường, cân nhắc dùng phiếu thu/chi sẽ an toàn hơn.

Xác định chênh lệch

  1. Tạo hoặc mở một bút toán tổng hợp ở trạng thái Nháp.
  2. Chọn công ty, Loại bút toán (Entry Type) và ngày hạch toán.
  3. Nhập các dòng Nợ và Có đã biết trong bảng Bút toán kế toán (Accounting Entries).
  4. Xem Tổng Nợ (Total Debit), Tổng Có (Total Credit) và Chênh lệch (Difference (Dr - Cr)).

Trong ví dụ, tổng Nợ là 990 USD, tổng Có là 1.000 USD. ERPNext hiện chênh lệch -10 USD và cho dùng nút Tạo bút toán chênh lệch.

Bút toán tổng hợp chưa cân, nút Make Difference Entry được đánh dấu

Trước khi làm tiếp, kiểm tra chênh lệch có hợp lý không. Thiếu phí ngân hàng là hợp lý. Còn gõ đảo số, trùng dòng, sai loại tiền hoặc sai tỷ giá thì phải sửa tại chỗ sai.

Thêm và hoàn tất dòng chênh lệch

  1. Chọn Tạo bút toán chênh lệch.

    ERPNext thêm một dòng với đúng số tiền cần để tổng Nợ bằng tổng Có. Trong ví dụ, Có lớn hơn Nợ 10 USD nên hệ thống thêm một dòng Nợ 10 USD.

  2. Bấm biểu tượng bút chì trên dòng mới.

    Dòng chênh lệch vừa tạo, biểu tượng bút chì được đánh dấu

  3. Chọn tài khoản giải thích cho khoản chênh lệch. Trong ví dụ, chọn Bank Charges - NET.

    Cửa sổ sửa dòng chênh lệch với tài khoản Bank Charges được đánh dấu

  4. Nhập trung tâm chi phí, dự án, sổ tài chính hoặc chiều phân tích khác theo chính sách kế toán.

  5. Đóng cửa sổ sửa dòng và rà lại toàn bộ bảng.

    Bút toán tổng hợp đã cân sau khi chọn tài khoản chênh lệch

Giờ tổng Nợ và tổng Có đều là 1.000 USD. Bút toán đã cân về số học, nhưng bạn vẫn phải chắc từng tài khoản và số tiền đúng bản chất nghiệp vụ. Tổng cân không chứng minh hạch toán đúng.

Gửi và kiểm tra kết quả

  1. Rà lại công ty, ngày hạch toán, loại bút toán, tài khoản, số tiền, tham chiếu, ghi chú, loại tiền và chiều phân tích.

  2. Lưu và Gửi bút toán tổng hợp.

  3. Kiểm tra chứng từ đã Gửi có đủ các dòng ban đầu và dòng chênh lệch.

    Bút toán tổng hợp đã Gửi với đủ ba dòng

  4. Mở Xem > Sổ cái (View > Ledger), hoặc chạy sổ cái lọc theo số chứng từ của bút toán tổng hợp.

  5. Kiểm tra số Nợ, Có của từng tài khoản và tổng số dư của cả chứng từ bằng 0.

    Sổ cái có dòng chênh lệch Bank Charges

Trong ví dụ, sổ cái hiện Office Maintenance Expenses ghi Nợ 990 USD, Bank Charges ghi Nợ 10 USD và tài khoản ngân hàng hoạt động ghi Có 1.000 USD.

Các trường quan trọng

Trường hoặc nútTác dụng
Tổng Nợ (Total Debit)Tổng số Nợ của các dòng.
Tổng Có (Total Credit)Tổng số Có của các dòng.
Chênh lệch (Difference (Dr - Cr))Tổng Nợ trừ tổng Có. Âm nghĩa là cần thêm Nợ; dương nghĩa là cần thêm Có.
Tạo bút toán chênh lệch (Make Difference Entry)Thêm một dòng Nợ hoặc Có cho phần chênh lệch hiện tại. Không tự chọn tài khoản và không xác nhận chênh lệch là hợp lệ.
Tài khoản (Account)Tài khoản nhận phần chênh lệch. Chọn tài khoản phản ánh đúng nghiệp vụ thực tế.
Nợ hoặc CóSố tiền ERPNext thêm vào để cân chứng từ. Kiểm tra lại trước khi Gửi.
Loại tiền của tài khoản và tỷ giá (Account Currency, Exchange Rate)Quyết định số tiền theo loại tiền của tài khoản và theo đồng tiền hạch toán trong bút toán đa tiền tệ.
Loại tham chiếu, Tên tham chiếu (Reference Type, Reference Name)Liên kết dòng với chứng từ được hỗ trợ khi khoản điều chỉnh thật sự thuộc chứng từ đó.
Là tạm ứng (Is Advance)Đánh dấu số tiền của đối tượng là tiền ứng trước, chưa phân bổ cho hóa đơn cụ thể.
Trung tâm chi phí và chiều phân tích khácPhân loại bút toán cho báo cáo quản trị, không thay cho tài khoản.

Khi nào không nên dùng nút tạo bút toán chênh lệch

Đừng dùng nút này chỉ để làm lỗi biến mất.

  • Hóa đơn, khoản thanh toán hoặc giao dịch kho bị sai: Hủy và Sửa đổi (Amend) chứng từ gốc nếu được phép, thay vì thêm một dòng cân không liên quan.
  • Đang ghi một khoản thu hoặc chi tiền thật: dùng quy trình thanh toán riêng để phân bổ hóa đơn, công nợ đối tượng, tham chiếu ngân hàng và đối chiếu luôn rõ ràng.
  • Chênh lệch do quy đổi ngoại tệ: trước hết kiểm tra loại tiền của tài khoản, tỷ giá và số tiền theo đồng tiền hạch toán. Nếu đúng là do tỷ giá, dùng quy trình lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá.
  • Chênh lệch số lẻ nhỏ do độ chính xác (precision) đã cài: trước hết kiểm tra số liệu gốc và cài đặt hệ thống. Đừng tùy tiện đổi độ chính xác khi đã có giao dịch thật.
  • Cách hạch toán lặp lại thường xuyên: tạo quy trình có kiểm soát hoặc mẫu bút toán tổng hợp, thay vì lần nào cũng đoán tài khoản cân.

Xử lý sự cố

Vấn đềCần kiểm tra
Không thấy nút Tạo bút toán chênh lệchBút toán có thể đã cân. Xem lại tổng Nợ, tổng Có và Chênh lệch. Kiểm tra chứng từ vẫn ở trạng thái Nháp.
Dòng được tạo không có tài khoảnBình thường. ERPNext chỉ điền số tiền. Mở dòng và chọn tài khoản giải thích cho chênh lệch.
Bút toán đã cân nhưng vẫn không Gửi đượcKiểm tra các yêu cầu bắt buộc về đối tượng, tham chiếu, loại tiền, trung tâm chi phí, tham chiếu ngân hàng, loại tài khoản và kỳ đã khóa sổ. Cân số học chỉ là một trong các bước kiểm tra.
Chênh lệch nhỏ cứ xuất hiệnKiểm tra số đã nhập, loại tiền của tài khoản, tỷ giá và độ chính xác. Sửa nguồn tính toán trước khi dùng tài khoản làm tròn.
Dòng thêm vào bị sai bênXem dấu của Chênh lệch. Âm nghĩa là Có lớn hơn Nợ, ERPNext thêm Nợ. Dương nghĩa là Nợ lớn hơn Có, ERPNext thêm Có.

Câu hỏi thường gặp

Chủ đề liên quan

Hạch toán chiết khấu

Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Hạch toán chiết khấu

Hạch toán riêng chiết khấu bán hàng và chiết khấu mua hàng

Tài liệu ERPNext tiếng Việt: Hạch toán riêng chiết khấu bán hàng và chiết khấu mua hàng

Trong trang này

Trước khi bắt đầuXác định chênh lệchThêm và hoàn tất dòng chênh lệchGửi và kiểm tra kết quảCác trường quan trọngKhi nào không nên dùng nút tạo bút toán chênh lệchXử lý sự cốCâu hỏi thường gặpChủ đề liên quan