Hạch toán riêng chiết khấu bán hàng và chiết khấu mua hàng

Thông thường, ERPNext ghi giá trị thuần của hóa đơn sau khi đã trừ chiết khấu thương mại. Làm theo trang này khi chính sách kế toán yêu cầu khoản chiết khấu phải nằm trên một tài khoản riêng.

• Chiết khấu cho khách (discount allowed): khoản giảm công ty dành cho khách hàng. Thường ghi vào tài khoản chi phí hoặc tài khoản giảm trừ doanh thu.
• Chiết khấu được hưởng (discount received): khoản giảm nhà cung cấp dành cho công ty. Thường ghi vào tài khoản doanh thu (thu nhập) hoặc tài khoản giảm trừ chi phí.

Hỏi kế toán về cách phân loại tài khoản, vì cách trình bày và quy định thuế khác nhau tùy nơi.

Cách làm ở đây là thêm một dòng âm vào bảng Thuế và phí (Taxes and Charges) của hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn mua hàng. Dù tên là bảng thuế, ERPNext dùng bảng này cho cả thuế lẫn các khoản cộng thêm hoặc trừ bớt khác. Dòng âm làm giảm số tiền phải thanh toán, đồng thời ghi khoản chiết khấu vào Tài khoản (Account Head) đã chọn.

Chọn cách ghi chiết khấu phù hợpCopy Anchor Link

Dùng cách dòng phí âm này khi bạn cần tự kiểm soát tài khoản riêng, nhất là với hóa đơn mua hàng. Quy trình Hạch toán chiết khấu (Discount Accounting) mới hơn của ERPNext có sẵn trường tài khoản chiết khấu cho bên bán, có thể tiện hơn cho chiết khấu bán hàng cấp mặt hàng và cấp hóa đơn.

Không dùng cả hai cách cho cùng một khoản chiết khấu. Chiết khấu mặt hàng, chiết khấu thêm, quy tắc định giá (Pricing Rule) và dòng phí âm đều làm giảm giá trị giao dịch. Kết hợp chúng mà không tính toán kỹ có thể trừ chiết khấu hai lần.

Cách này ghi một khoản chiết khấu cho cả giao dịch, không chia chiết khấu khác nhau cho từng dòng mặt hàng để phân tích biên lợi nhuận. Nếu giá bán theo từng mặt hàng là quan trọng, hãy cài giá mặt hàng hoặc chiết khấu mặt hàng phù hợp, rồi quyết định riêng có cần thêm tài khoản chiết khấu trên sổ cái hay không.

Trước khi bắt đầuCopy Anchor Link

1. Thống nhất với kế toán: chiết khấu cho khách thuộc chi phí hay giảm trừ doanh thu; chiết khấu được hưởng thuộc doanh thu hay giảm trừ chi phí.
2. Tạo các tài khoản chi tiết trong hệ thống tài khoản của công ty. Ví dụ dùng Sales Discounts Allowed - NET (chiết khấu bán hàng) và Purchase Discounts Received - NET (chiết khấu mua hàng được hưởng).
3. Xác định gốc tính chiết khấu. Tính trên tổng tiền chưa thuế (On Net Total) áp tỷ lệ trên toàn bộ tổng tiền hàng. Các loại phí khác có thể tính theo dòng trước hoặc theo số tiền cố định.
4. Xác định chiết khấu ảnh hưởng đến thuế thế nào. Thứ tự và loại dòng trong bảng phí quyết định tổng lũy kế mà các dòng thuế sau dùng để tính.
5. Chạy thử một giao dịch tiêu biểu và kiểm tra sổ cái trước khi áp dụng thật.

Trong ví dụ, tài khoản chiết khấu bán hàng nằm dưới nhóm Chi phí (Expenses).

Tài khoản chiết khấu mua hàng nằm dưới nhóm Doanh thu (Income).

Ghi chiết khấu cho khách trên hóa đơn bán hàngCopy Anchor Link

1. Tạo hóa đơn bán hàng và thêm mặt hàng theo giá bán gộp.

2. Trong bảng Thuế và phí bán hàng (Sales Taxes and Charges), thêm một dòng. Nếu đây là cách làm chuẩn, có thể dùng mẫu thuế và phí bán hàng để lấy sẵn dòng này.

3. Bấm biểu tượng bút chì để mở đầy đủ dòng.

   

4. Đặt Loại (Type) là Tính trên tổng tiền chưa thuế (On Net Total).

5. Đặt Tài khoản (Account Head) là tài khoản chiết khấu cho khách.

6. Nhập tỷ lệ chiết khấu là Thuế suất (Tax Rate) âm. Chiết khấu 10% thì nhập -10.

7. Nhập Mô tả (Description) rõ ràng và trung tâm chi phí hoặc chiều phân tích kế toán cần thiết.

   

   Ví dụ: hai điện thoại, mỗi chiếc 699 USD, tổng 1.398 USD. Dòng -10% ra -139,80 USD, Tổng cộng (Grand Total) giảm còn 1.258,20 USD.

   

8. Rà lại thuế, làm tròn, tổng cộng và dòng phí, rồi Gửi.

9. Mở Xem > Sổ cái kế toán (View > Accounting Ledger) và kiểm tra kết quả trên sổ cái.

   

Sổ cái ghi Nợ Debtors (phải thu) 1.258,20 USD, ghi Nợ Sales Discounts Allowed 139,80 USD và ghi Có Sales (doanh thu) theo số gộp 1.398,00 USD.

Ghi chiết khấu được hưởng trên hóa đơn mua hàngCopy Anchor Link

1. Tạo hóa đơn mua hàng và thêm mặt hàng theo giá mua gộp.

2. Trong bảng Thuế và phí mua hàng (Purchase Taxes and Charges), thêm một dòng. Dùng mẫu thuế và phí mua hàng nếu cách làm này lặp lại.

3. Bấm biểu tượng bút chì trên dòng.

4. Đặt Loại (Type) là Tính trên tổng tiền chưa thuế (On Net Total).

5. Đặt Tài khoản (Account Head) là tài khoản doanh thu từ chiết khấu được hưởng, hoặc tài khoản giảm trừ chi phí mà kế toán đã duyệt.

6. Nhập tỷ lệ là Thuế suất (Tax Rate) âm. Ví dụ dùng -10.

   

   Giá trị mua gộp là 1.040 USD. Dòng -10% trừ 104 USD, nên số phải trả nhà cung cấp là 936 USD.

   

7. Gửi hóa đơn và mở sổ cái kế toán.

   

Sổ cái ghi Có Creditors (phải trả) 936 USD, ghi Nợ tài khoản mua hàng hoặc tài khoản hàng nhập kho 1.040 USD, và ghi Có Purchase Discounts Received 104 USD.

Nếu phiếu nhập kho đã ghi sổ với số tiền khác, đừng nghĩ chiết khấu trên hóa đơn mua hàng sẽ tự sửa giá trị tồn kho hoặc tự tất toán tài khoản Hàng đã nhận chưa có hóa đơn (Stock Received But Not Billed). Áp dụng thống nhất điều kiện thương mại trong cả chu trình mua hàng và đối chiếu cả sổ kho lẫn sổ kế toán.

Ghi khoản thanh toán thuầnCopy Anchor Link

Tạo phiếu thu/chi cho số còn nợ cuối cùng của hóa đơn, không phải số gộp trước chiết khấu.

Với ví dụ bán hàng, khách hàng trả 1.258,20 USD. Dòng Tham chiếu thanh toán (Payment References) phân bổ số tiền này cho hóa đơn bán hàng.

Với ví dụ mua hàng, công ty trả nhà cung cấp 936 USD.

Khoản chiết khấu đã được hóa đơn ghi sổ. Đừng trừ lại khoản đó trên phiếu thu/chi, trừ khi thật sự có thêm một khoản điều chỉnh riêng lúc thanh toán.

Các trường quan trọngCopy Anchor Link

Xử lý sự cốCopy Anchor Link

Câu hỏi thường gặpCopy Anchor Link

Chủ đề liên quanCopy Anchor Link

• Hạch toán chiết khấu
• Áp dụng chiết khấu
• Hóa đơn bán hàng
• Hóa đơn mua hàng
• Hệ thống tài khoản
• Phiếu thu/chi
• Sổ cái